Рассказываем, как электронные документы помогут сэкономить, избежать ошибок и получить благодарность от отдела бухгалтерии
Для бизнеса преимущества электронных документов перед бумажными оказываются настоящим открытием — заключение договоров, выставление счетов, обмен УПД и другими документами еще никогда не был таким же быстрым и простым, как переписка в мессенджере.
Электронные документы не нужно распечатывать — вся работа с ними ведется на компьютере. Их можно сформировать, согласовать, подписать, отправить адресату и отследить статус подписания в специальном сервисе. Электронный документооборот (ЭДО) успешно заменяет бумагу и упрощает работу на каждом этапе.
Рассмотрим пять главных отличий цифры от бумаги.
1. Меньше ручной работы — выше производительность
Мы привыкли распечатывать документы, работать с их бумажными версиями, подписывать, упаковывать и отправлять все вручную. Эти процессы занимают часы. А если кого-то из цепочки ответственных не окажется на месте?
Электронные документы избавят от ежедневной боли. Их получение и отправка мгновенны, а на подписание всеми уполномоченными лицами уйдет несколько минут. Для освободившихся сотрудников, без сомнений, найдутся более важные задания.
2. Сокращение расходов на печать и доставку
Электронные документы освобождают не только время, но и финансы. Для них не нужны принтеры и бумага, их не нужно упаковывать, для отправки не придется идти на почту или вызывать курьера.
Заметная экономия: пример из практики
Крупная машиностроительная компания перешла на электронный документооборот в начале 2019 года. Уже сегодня 70 % ее документооборота по первичке проходит именно через ЭДО. Онлайн-документооборот в системе Контур.Диадок сократил время сотрудников на работу с документами, позволил реализовать решение по автоподписанию, избавил от долгого ожидания документов от клиентов и необходимости выпуска дубликатов. Но главное — экономия: компания сохраняет до 6 млн рублей в год.
3. Быстрая доставка и онлайн-контроль
За один день вы можете доставить адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы неделю. Более того, вы будете уверены, что контрагент получил документы, ведь их перемещения можно отследить на каждом этапе, а значит, больше никаких задержек оплаты.
4. Оперативное исправление ошибок
При работе с бумажными документами сложно избежать ошибок. Если же вы создаете электронные документы в сервисе, система ЭДО автоматически проверит их на соответствие формату и контрагент получит корректные УПД и счета-фактуры. Если ошибка все же возникла, допустим, поменялось количество товара, то исправленный документ придет контрагенту мгновенно.
Спасибо от бухгалтерии: пример из практики
Производство по выпуску металлоконструкций благодаря ЭДО смогло наладить взаимоотношения и документооборот с контрагентами по всей стране. Но еще важнее для компании — исключение технических ошибок. Система ЭДО Контур.Диадок проверяет, действует ли еще сертификат электронной подписи и соответствует ли документ нужному формату. Замена в случае ошибки занимает несколько минут, ведь документ не нужно заново распечатывать, подписывать, упаковывать и отправлять. А за ускорение обработки документов и снижение трудозатрат отдельное спасибо ЭДО говорят сотрудники отдела бухгалтерии.
5. Надежное хранение и легкий поиск
Электронные документы хранятся в облачном архиве. Файлы размещает на своих серверах компания, к системе ЭДО которой вы подключены. Электронный архив доступен пользователю в любое время, а поиск документов в онлайн-каталоге занимает намного меньше времени, чем в обычном архиве.
От перехода к новым технологиям вас отделяет буквально пара шагов. Чтобы почувствовать разницу между бумажными и электронными документами, настройте обмен через ЭДО с одним или несколькими контрагентами. Это можно сделать без существенных затрат.
Системы ЭДО предоставляют тестовые периоды для новых пользователей, которые раньше никогда не пользовались их услугами. За входящие, регистрацию и использование веб-версии и вовсе платить не нужно. Обратитесь к экспертам Контур.Диадока за консультацией, подключайтесь к ЭДО и развивайте современный, а не «бумажный» бизнес.