Если сотрудник «забил» на работу, стало модно говорить, что это прокрастинация. Хотя, возможно, за этим поведением скрываются совершенно другие, более серьезные, причины.
Что же такое прокрастинация? Какие скрытые механизмы заставляют ее проявляться и что делать, если вы замечаете опасные признаки у своих подчиненных, коллег или у себя? Советами из личного опыта и практики делится предприниматель, топ-менеджер и бизнес-коуч Анастасия Занкович.
— Многие слова и определения используются сегодня без особого понимания, что это такое. Без углубления в суть. «Прокрастинация» — одно из них.
Что же это такое? Это склонность к постоянному откладыванию дел, в том числе важных и срочных (procrastination — «задержка, откладывание»).
И — внимание, речь не идет об обычном отвлечении на бытовые дела или развлечения, как думают некоторые сотрудники и руководители.
Как понять, что вы прокрастинируете:
1. Вы откладываете важные запланированные дела. Такие задачи, встречи, поездки отмечены в ежедневнике, в электронном планировщике — при этом человек не реализует планы, а весь день проводит в соцсетях.
2. Откладывание делается осознанно — речь не об обычном забывании.
3. Дела откладываются, даже если вы знаете: при их невыполнении могут быть негативные последствия. Например, сотрудник понимает, что если не сдаст вовремя отчет, лишится премии. И все равно его не делает!
4. Вы испытываете стресс и негативные чувства в связи с откладыванием, то есть в той или иной степени страдаете от этой ситуации: ощущаете чувство вины, тревогу, страх, стыд, но все равно ничего не делаете.
«Ничегонеделание» — не всегда прокрастинация
Негативные чувства, стресс — явные признаки прокрастинации, как я говорила выше. Поэтому, если сотрудник откладывает дела и при этом не ощущает, например, тревогу, я бы рекомендовала искать другие причины. Например:
Саботаж. Работник может не выполнять какие-либо задачи просто потому, что это ему выгодно, в знак протеста или по другим причинам. И тогда он ощущает, скорее, злорадство, ликование. Да, присутствует страх наказания — но такое «ничегонеделание» никакого отношения к прокрастинации не имеет.
Синдром студента. Есть отдельная категория сотрудников, которые все дела оставляют на последний момент. Этакие любители острых ощущений. Каждый проект для них как вызов. Явление иногда называют синдромом студента. Некоторые специалисты рассматривают его как одну из форм прокрастинации. Однако я склонна причислять такое явление к поведенческим особенностям, привычкам. Для таких сотрудников характерна склонность к риску, желание получить острые эмоции.
Откуда возникает прокрастинация
Важно понимать, что прокрастинация — прежде всего симптом. И он может сигнализировать о более глубинных процессах, психологических проблемах — например, синдром дефицита внимания, невроз, тревожные или депрессивные расстройства и т.д. Поэтому, если симптом присутствует долго и последствия нарастают, это явный повод обратиться к врачу.
Мы же сконцентрируемся на рассказе о случаях, связанных со временным снижением продуктивности, работоспособности, интереса к работе.
Проблема с прокрастинацией прежде всего связана со сложностями с вниманием. Точнее, с фокусом внимания.
Что такое фокус внимания? То, что отгораживает нас от отвлекающих факторов, обеспечивает доминанту — приоритет в выборе интересов.
Именно он обеспечивает концентрированность на работе, на задаче, на принятии решений. Фокус обычно работает, если соблюдаются два условия:
- Ощущение безопасности
- Достаточная нагрузка на работе
Опыт показывает: когда человек испытывает слишком большую нагрузку и не чувствует себя в безопасности, он будет в стрессе. И наоборот, когда сотрудник слишком защищен, а нагрузка его слишком мала, он, скорее всего, заскучает. И то, и другое может привести к прокрастинации.
Если вы находите у себя или коллег признаки прокрастинации, работа может идти в нескольких направлениях — расскажу о них ниже.
Когда причина — усталость
Прокрастинация может быть симптомом хронического стресса, выгорания. Решение, как вы понимаете, — отдых. Его продолжительность сильно зависит от состояния. Иногда человеку нужно на день отменить все свои планы и выдохнуть. Иногда нужен отпуск в 2−3 недели и более.
В любом случае отдохнувший спокойный человек способен удерживать фокус гораздо проще и дольше, чем выгоревший. Кстати, оставлять на работе выгоревшего сотрудника смысла нет — он расфокусирован, раздражен, делает ошибки. Это чревато и для общей эффективности. Мой опыт показывает — надо давать такому сотруднику отгул или отпуск.
Для людей, занимающих высокие управленческие позиции, принимающих сложные решения, нагруженных ответственностью, я рекомендую недельный отпуск раз в квартал. И отпуск — это значит не работать! И, конечно, не забывать про регулярный отдых — нужны полноценные выходные.
Что еще делать для профилактики таких состояний? Поделюсь несколькими простыми, проверенными на практике подходами:
Задумайтесь над ролями в жизни и балансом. У вас есть другие роли и сферы интересов, помимо работы? Последние два года я наблюдаю, что запросы, связанные с поиском баланса, — одни из самых популярных среди предпринимателей.
Человек, живущий только работой, похож на стул с одной ножкой — сидеть в принципе можно, но очень небезопасно и неудобно.
Такой образ жизни — это привычка. Менять его, как и любую привычку, легко только в теории. На практике над этим нужно работать. Начинать я рекомендую с простого коучингового упражнения «Колесо баланса».
Можете сделать его самостоятельно:
1. Запишите в столбик все важные жизненные роли или сферы интересов: те, которые у вас есть или те, которые вы хотите, чтобы у вас были. Желательно, чтобы их было не менее 4-х. Например: отношения, дети, друзья, родители, хобби, саморазвитие, управление финансами, питомцы, путешествия и т.д.
2. Чертим круг и делим его на такое количество секторов, сколько ролей в списке у вас поучилось. Подписываем каждый сектор.
3. Каждый из секторов оцениваем по степени удовлетворенности им на данный момент от 0 до 100%, где 100% — полностью удовлетворен тем, что происходит, 0% — эта роль полностью отсутствует в моей жизни и это меня совсем не устраивает.
4. По каждому из секторов — другим цветом — отмечаем, как бы вам хотелось видеть ситуацию в будущем, обозначив для себя какой-то временной диапазон, например, через месяц, полгода. Допустим, сейчас у меня удовлетворенность отношениями с друзьями — 40%, а хочу 80%. Обратите внимание, далеко не обязательно везде должно быть 100%. Оставайтесь в реальности.
5. Выберите 2−3 сектора (помимо работы), наиболее важных для вас. Запланируйте конкретные мероприятия по ним, которые приведут вас к желаемому результату в обозначенные сроки. Например, в ситуации с друзьями: встречи в кафе без телефонов — 1 раз в неделю, звонки — 2 раза в неделю, совместные мероприятия — 2 раза в месяц.
Далее, конечно, начнется самое интересное. Взять и сделать запланированное:) Здесь многое зависит лично от вас.
Информационный детокс. Мы очень нагружены информацией. Поэтому нужно периодически устраивать себе перерыв. Это могут быть как длительные ретриты, так и любые более простые варианты: прогулка, медитация, рыбалка, выезд на 1−2 дня за город.
Автономное поведение и часы наедине с самим собой — обеспечьте себе время, когда от вас никто и ничего не зависит. Когда вы не несете ответственность за других людей, когда у вас нет обязанностей. Когда можете заниматься тем, чем хотите. Мечта практически каждого руководителя — остаться без телефона хоть ненадолго. Пойдите в тренажерный зал, бассейн, спа на 2−3 часа, оставив телефон в машине. Почитайте книжку, посмотрите сериал. Поверьте, ничего страшного за это время не случится.
Физическая активность. Чем выше сложность принимаемых решений, умственная нагрузка, тем больше внимания человек должен уделять своему физическому и эмоциональному состоянию.
Я бы внесла заботу о своем физическом и психоэмоциональном состоянии в должностные обязанности управленцев.
Ведь самые лучшие решения способен генерировать только спокойный ум. Чем больше человек устал, тем больше в его мозге активировано миндалевидное тело — структура, отвечающая за реакции «бей, беги, замри». То есть состояние, когда организм фокусируется на устранении угрозы, стрессогенных факторах. Одновременно нарушается работа префронтальной коры — части мозга, контролирующей эмоции, ставящей цели, делающей выбор и принимающей решения.
Это как компьютер, в котором открыто 20 программ. Он просто зависает, и ничего невозможно с этим поделать.
В результате человеку становится трудно сконцентрироваться на задаче, он склонен поддаваться первому импульсивному решению и прокрастинировать.
Когда причина — нарушение баланса «стабильность — изменения»
Поведение сотрудника на работе, его успехи в большой степени зависят от убеждений человека, от того, как он воспитывался и какая картина мира у него сформировалась. И здесь возможно несколько вариантов развития событий.
Изначально наш мозг устроен так, что он очень любит новизну. Чем менее знакома для него работа, задачи, чем меньше ожиданий от результатов — тем больше организмом продуцируется такого гормона, как дофамин. В результате мы испытываем удовольствие.
Мозг терпеть не может рутинную и однообразную работу. Поэтому, если у вас много таких задач, вы неизбежно будете прокрастинировать.
Мы от природы любознательны.
Но бывает, что условия, в которых рос и воспитывался человек, накладывают свой отпечаток. Например, ребенку постоянно повторяли, что главное — иметь стабильную работу, пусть даже и низкооплачиваемую. Или что он недостаточно умен/сообразителен/настойчив, чтобы достигать желаемого. Или что рисковать склонны только безответственные люди, поэтому лучше оставить все как есть. Или что если быть успешным/заметным/богатым, то все будут завидовать, а это небезопасно.
Это формирует у человека много ограничивающих убеждений. В результате все новое, все изменения, с которыми взрослый сотрудник сталкивается в работе, может восприниматься как угроза безопасности и источник проблем. В итоге человек не может сдвинуться с места из-за страха. Начинает прокрастинировать, часто — находясь в полушаге от своей цели.
Что делать? Прежде всего понять, что у каждого человека есть своя планка.
И задача состоит в поиске баланса между стабильностью и развитием, изменениями. Нужно найти свое место на оси между этими полюсами.
1. Первый полюс — завышенные требования к себе, перфекционизм, чрезмерная нагрузка. Если человек приблизился к нему больше, чем для него нужно, то начнет зашкаливать тревога. При этом будет расти неудовлетворенность собой, ощущение постоянной нехватки времени, перегруженности. Человек испытывает колоссальное напряжение. Часто для его снятия используются не самые здоровые способы, что только усугубляет ситуацию.
В этом состоянии важно много внимания уделить вопросам выбора: расстановки приоритетов, отказа от чрезмерных притязаний, делегирования подчиненным работы. Главное — облегчить чувство перегрузки. Это и высвобождает огромный ресурс, и работа начинает делаться более эффективно и целенаправленно.
2. На другом полюсе — желание чрезмерной стабильности. Попытки сделать так, чтобы ничего не менялось. Для этого используется чрезмерный контроль, стремление избежать рисков. «Зависание» на этом полюсе будет сопровождаться ощущением собственной бесполезности, маленькой востребованности, бессмысленности существования, восприятием: «здесь нет ничего интересного». Вовлеченность в деятельность пропадает, и, конечно же, возникает прокрастинация. Сотрудник начнет искать экстремальные меры «возбуждения» и стимуляции вне работы, чтобы почувствовать себя живым.
Это верная дорога к химическим и другим зависимостям, экстремальным развлечениям и т.п. Хотя истинная причина — нереализованность потенциала.
В такой ситуации важно внести большую напряженность в работу сотрудника. Например, повышая стандарты или уделяя больше внимания деталям, чем необходимо.
Лично для сотрудника, возможно, стоит задуматься над поиском более интересной или осмысленной работы. Проработать убеждения, которые являются препятствием к реализации себя — самостоятельно, обратившись к специалисту.
Вывод: отсутствие нагрузки угрожает благополучию так же, как и ее избыток. Причем скуку обычно преодолеть проще, чем беспокойство. Ведь при беспокойстве внимание сосредоточено на контроле за состоянием большого числа факторов. А это требует дополнительных усилий.
Вывод: не отождествляйте себя только с работой
Вы — это что-то большее. Можно быть очень интересной, значимой личностью с разнообразной жизнью, занимаясь рутинной деятельностью. Точно так же можно быть спокойным и собранным, занимаясь напряженной, ответственной работой.
Чтобы это понять и осознать, какой вы человек, работайте с осознанностью. Осознанный человек контролирует свое внутреннее состояние, принимает решения, которые не позволяют ему работать на износ, скучать или перегружаться.
И, безусловно, принимает на себя ответственность за внедрение этих решений в жизнь.
Больше полезных материалов про бизнес читайте на нашем сайте.