Согласно Федеральному закону 54-ФЗ российские предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы при расчетах. Сложность перехода на онлайн-кассы для малого бизнеса заключается в том, что им необходимо работать с новыми для себя бизнес-процессами — предстоит с нуля обучиться кассовой дисциплине: понять, что такое касса и чек, какая информация должна быть в чеке, что такое отчет о закрытии смены. Разберем подробно все тезисы, которые нужно знать при работе с контрольно-кассовой техникой (ККТ).
Серди общих правил о том, как пользоваться онлайн-кассой такие:
- приобрести кассовый аппарат, который подходит его типу бизнеса (фискальный регистратор, смарт-терминал, ньюджер, мобильную кассу и пр.) и фискальный накопитель;
- оформить УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи РФ. Подпись потребуется для работы с налоговыми органами и регистрации ККТ;
- выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним контракт на обслуживание;
- зарегистрировать ККТ в ФНС и пробить отчет о регистрации.
Модель ККТ должна быть включена в реестр контрольно-кассовой техники, то есть иметь заключение экспертной организации о соответствии модели контрольно-кассовой техники требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники. В соответствии с приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229 реестр ККТ поддерживает следующие версии форматов фискальных документов – 1.05, 1.1, 1.2. Модель онлайн-кассы, которая включена в реестр, но не поддерживает ФФД 1.2, не может применяться для расчетов немаркированных товаров.
Современные кассы имеют интуитивно понятный интерфейс и очень просты в использовании. Не нужно дополнительно обучать персонал работе с кассой.
Все кассовые аппараты в реальном времени отправляют данные о продажах через сетевое подключение оператору фискальных данных (ОФД). Вы можете удаленно управлять магазином через облачный сервис (личный кабинет владельца онлайн-кассы). Личный кабинет позволяет из веб-интерфейса следить за продажами, работать с отчетами, создавать, редактировать и автоматически загружать на все кассы товарную базу, подключать внешние товароучетные системы.
На фискальные запросы ККТ с фискальным накопителем (ФН) генерирует и отправляет данные ОФД. В случае прерывания работоспособности сети ККТ продолжает работать и накапливать чеки. При возобновлении сетевого подключения к ОФД, ККТ автоматически дошлёт все неотправленные документы. Если данные не переданы за 30 дней, то ФН блокируется.
Для ИП на режимах ПСН и УСН, если они не торгуют подакцизными товарами вроде сигарет и алкоголя, обычно подходит ФН на 36 месяцев. Как правило, кассу покупают сразу с блоком, это удобнее и дешевле, чем приобретать их по отдельности.
Онлайн-касса печатает чеки нового образца и отправляет электронную версию чека на телефон или электронную почту клиента. Для онлайн-торговли тоже нужна касса, только бумажный чек не печатается.
С 1 февраля 2021 года все владельцы бизнеса, применяющие специальные режимы обложения, обязаны отражать в чеках наименование реализованной продукции, услуги или работы. Напомним, что Федеральным законом от 03.07.2016 №290-ФЗ индивидуальные предприниматели освобождались от обязанности включать в фискальные чеки наименование товаров/работ/услуг. Обновленная структура чека онлайн кассы дополнена сразу тремя новыми реквизитами: наименование реализуемого объекта, которое позволяет идентифицировать содержание покупки; количество проданных объектов (товаров, работ или услуг), при необходимости придется указать единицу измерения; цена объекта за единицу.
Итак, работа с онлайн-кассой начинается с того, что в начале дня необходимо открыть смену. Для этого печатается отчет об открытии смены, который должен быть отправлен ОФД – информацию о кассовом аппарате, смене и кассире. Открывать смену можно с первым клиентом. Закрывают смену в конце дня, сдавая наличность и формируя отчет о закрытии смены.
При отключении электроэнергии или возникновении излишков или недостачи в кассе необходимо сформировать на неучтенные продажи чек коррекции.
В случае, если покупатель решил вернуть товар, формируют чек «возврат прихода». Для этого нужно принять заявление клиента на возврат товара, сделать накладную и пробить на кассе новый чек. Реквизиты будут такие же, как в чеке продажи, но вместо «признак расчета» ставится «возврат прихода».
Если покупатель внес аванс, в поле «признак расчета» вписывается «аванс» или «предоплата».
Как и любая другая техника, ККТ может выходить из строя. Это может быть связано как с программными сбоями, так и с физическими повреждениями кассы. Необходимо вовремя заметить неисправность, и при необходимости — подготовить кассу к сдаче в ремонт в авторизованный сервисный центр.
Источник: https://www.ovc.ru/