Организация командировок – настоящее испытание для HR- или тревел-менеджера. Ведь это всегда долго, нервно и дорого. Однако на рынке уже появились IT-решения, которые помогают оптимизировать всю рутину и забыть про сложности, актуальные ещё несколько лет назад.
В статье расскажем про насущные проблемы в организации командировок, которые легко решает онлайн-сервис OneTwoTrip for Business.
Проблема №1. Слишком дорогие авиабилеты и проживание в отеле
Если вы покупаете всё сами или привлекаете подрядчика в виде тревел-агентства, то вряд ли получите низкие цены. Сотрудникам агентств выгодно продавать более дорогие билеты и номера в отелях, поэтому они не предлагают все варианты, которые есть. Часто показывают лишь те, где у них максимальная комиссия.
Если же сотрудник сам отвечает за организацию командировки, то, скорее всего, пользуется сервисами для обычных путешественников. А значит, ему недоступны более выгодные варианты билетов или гостиниц, которые входят в корпоративные программы лояльности.
Сервис OneTwoTrip for Business даёт доступ к авиабилетам 800 авиакомпаний, железнодорожным билетам по России и Европе, а также номерам в 2 млн гостиниц. Всё без скрытых комиссий, сервисных сборов и с прозрачным ценообразованием. А это гарантия более низких расходов: в среднем вы сможете экономить 30 % в год на перелётах, проживании и ж/д билетах.
Проблема №2. Невозможно срочно забронировать билеты и проживание онлайн
С традиционными тревел-агентствами вас ждёт невероятно долгий процесс согласования через почту или по телефону: сначала их сотрудники подбирают варианты, потом отправляют заказчику, затем дожидаются согласования и только потом бронируют. Многоступенчатая процедура приводит к тому, что варианты дешевле и лучше могут оказаться уже недоступными для брони, когда заказчик выберет, что ему нравится.
Через OneTwoTrip for Business можно бронировать выгодные варианты буквально за пару кликов. Причём сервис даёт доступ к билетам на самолёт, поезд и отелям сразу. Не нужно искать их в разных приложениях: всё собрано в одном месте и автоматизировано.
Проблема №3. Сложный и долгий процесс оплаты
В крупных компаниях, где командировки – это серьёзная статья расходов, оплата поездок обычно занимает слишком много времени. Получив варианты от тревел-агентств, сотрудники запрашивают авансовые деньги в головном офисе или у начальства и ждут их перечисления. А ведь за это время стоимость билетов и гостиницы может измениться.
У сервиса OneTwoTrip for Business удобная система оплаты: деньги на командировку лежат в системе на балансе. Если нужно организовать срочную поездку, не придётся ждать долгих согласований от начальства: достаточно перевести нужную сумму на депозит со счёта или оплатить корпоративной картой. Это занимает не больше трёх часов в зависимости от банка.
В личном кабинете можно выгрузить закрывающие документы. Кроме того, автоматическая система снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Проблема №4. Сотрудники не могут сами выбирать и бронировать билеты или жильё
Когда тревел-менеджер занимается организацией командировки, он думает о решении конкретных задач: нужно не забыть даты, правильно ввести данные и не выйти за рамки бюджета. О комфорте и предпочтениях самого сотрудника он вряд ли вспоминает, а ведь это очень важно.
Если дать коллегам возможность самостоятельно выбирать жильё и билеты, это не только сэкономит ресурсы компании, но и повысит мотивацию ваших специалистов – так вы покажете, что доверяете им. А хорошо замотивированный сотрудник – это успешный и эффективный работник.
Сейчас всё популярнее становятся командировки в формате bleisure (business and leisure), когда сотрудник в деловой поездке совмещает работу и досуг. Например, закончив все дела, он может остаться в отеле на выходные или взять с собой в новый город близкого человека. В таком случае удобнее самостоятельно контролировать все перемещения.
К личному кабинету OneTwoTrip for Business может иметь доступ столько людей, сколько вам нужно. При этом можно установить права и лимиты: например, по бюджету или количеству звёзд отеля. Рядовой сотрудник сможет забронировать понравившуюся ему гостиницу, бухгалтер – проверять отчётную документацию, а руководитель – контролировать все процессы и расходы.
Как избавиться от этих проблем одним махом и взглянуть по-новому на организацию командировок
Один из самых удобных и эффективных онлайн-сервисов для командировок – OneTwoTrip for Business – подготовил вебинар, который пройдёт 19 мая в 15:00. Он абсолютно бесплатный – нужно только зарегистрироваться.
На нём специалисты компании подробно расскажут о своей работе и ответят на самые популярные и актуальные вопросы:
- как устроен сервис OneTwoTrip for Business;
- как бронировать авиа или ж/д билеты и отели без посредников и переплат;
- как сократить расходы на командировки в компаниях любого размера и автоматизировать тревел-процессы;
- как упростить менеджмент и учёт командировок;
- как пандемия изменила организацию командировок;
- как поехать в командировку во время пандемии;
- как эффективно работать с сервисом.
Если хотите упростить организацию командировок в компании, но у вас остались вопросы по работе с OneTwoTrip for Business, подключайтесь к вебинару 19 мая в 15:00. На нём не только расскажут, как работать с сервисом, но и ответят на все вопросы слушателей.