Есть несколько неочевидных вопросов, ответы на которые обязательно нужно знать, чтобы избежать ошибок и штрафов при запуске доставки. Понадобятся ли кассы курьерам? Как распределять и отслеживать заказы? Как сделать так, чтобы о каждом новом заказе курьер узнавал без звонков и сообщений? Как принимать оплату в ПВЗ?
Все ответы — в этой статье.
Понадобятся ли кассы курьерам?
Коротко: покупать кассу каждому курьеру не придётся, если использовать облачный сервис и мобильное приложение.
Согласно 54-ФЗ ( п. 5.6, 5.7 ст. 1.2 ), курьерам не обязательно носить с собой кассу и выдавать бумажные чеки. Вместо кассового аппарата можно использовать приложение на смартфоне, которое связано с облачной кассой. А бумажные чеки заменяются электронными.
Важный нюанс! Одна касса всё-таки понадобится. Она может быть установлена в вашем офисе, магазине или пункте выдачи заказов. А может быть арендована в «облаке».
Если связать кассу с приложением на смартфонах курьеров, сотрудники смогут оформлять продажи в любом месте (это называется «удалённая фискализация» или «приём платежей вне места совершения расчёта»), а затем направлять покупателям электронные чеки на почту и по смс.
Кстати, есть и ещё один способ передачи чеков клиентам — демонстрация QR-кода. В приложении можно сгенерировать код и показать его покупателю на экране смартфона. Отсканировав QR-код, клиент перейдёт на сайт, где размещён электронный чек.
И электронные, и бумажные чеки формируются в момент расчёта. Нельзя пробить чек заранее в пункте выдачи и отдать его курьеру вместе с заказом!
Для подключения смартфонов к кассе, на ней должна быть активирована специальная опция — расшаривание ККТ. Говоря простым языком, эта опция превращает вашу кассу в облачную. Но если вы планируете арендовать кассу в облаке, расшаривание не понадобится.
Для работы с ККТ на всех смартфонах курьеров должно быть установлено кассовое приложение.
При работе с облачной или расшаренной кассой вам не придётся:
- покупать для всех курьеров кассовые аппараты и фискальные накопители,
- заключать договор с ОФД на каждую кассу (подписка ОФД платная),
- ремонтировать и обслуживать технику (если арендуете облачную кассу, за ремонт отвечает арендодатель).
Вы можете выбрать удобное курьерское приложение и расшаривание кассы (или аренду облачной ККТ) у разных разработчиков. Однако вам придётся доплачивать, чтобы связать несколько программ и опций.
Гораздо выгоднее и удобнее воспользоваться предложением от разработчика, в арсенале которого есть все решения, необходимые службе доставки.
Компания-разработчик «БИФИТ Касса» предлагает весь набор решений: приложение для курьеров «Касса Курьер», лицензию для расшаривания вашей кассы, сервис для аренды облачной ККТ, программу для магазина или ПВЗ. Все решения управляются через единый личный кабинет в браузере. Следить за заказами и выручкой можно с любого устройства и в любое время.
Как сделать так, чтобы о каждом новом заказе курьер узнавал без звонков и сообщений?
Коротко: использовать специальное мобильное приложение. Например, «Касса Курьер».
В мобильном приложении для курьера сотрудники будут видеть список заказов и всю необходимую информацию — адреса, контакты, время доставки, товары, сумму к оплате. Курьерам доступна история выполненных заказов. А при необходимости они могут формировать чеки не только на оплату, но и на возврат.
Как только диспетчер назначит заказ, курьер получит уведомление. Кроме того, сотрудник сможет открыть список всех активных заказов и взять самый удобный.
Для использования приложения подойдёт не только смартфон, но и любое устройство на Android. Можно обеспечить сотрудников компактными онлайн-кассами. Курьеры смогут отправлять электронные чеки, демонстрировать QR-коды и пользоваться всеми опциями мобильного приложения прямо на кассе.
Кстати, приложение поддерживает работу с внешними устройствами — сканерами и принтерами. При желании вы сможете приобрести чековые принтеры и печатать фискальные документы.
Вот как происходит приём оплаты и формирование чека при передаче заказа с использованием специального кассового ПО:
- Диспетчер создаёт или получает с сайта новый заказ в специальном кабинете. Информация сразу же отображается в приложении у всех курьеров. При этом диспетчер может сам назначить исполнителя.
- Курьер получает уведомление о назначенном заказе в приложении, забирает посылку и отправляется к клиенту.
- При передаче заказа сотрудник может принять оплату от клиента, который не оплатил заказ онлайн. Если используется приложение «Касса Курьер», то доступен любой способ расчёта — полный, по предоплате, авансом, в кредит. Клиент может расплачиваться наличными, картой или с помощью любого устройства с NFC (смартфона, часов). Приложить NFC-устройство можно прямо к смартфону или кассе курьера. И пин-пад не понадобится.
- Затем мобильное приложение курьера передаёт информацию на вашу собственную ККТ или на арендованную облачную кассу.
- Касса формирует чек и отправляет его ОФД, а оттуда в ФНС. Данные о чеке возвращаются в приложение курьера и добавляются в QR-код.
- Курьер показывает QR-код, а клиент сканирует код и получает ссылку на электронный чек. Если покупатель при заказе или до оплаты указал свой email/номер телефона, то электронный чек может быть отправлен по указанным контактам. За отправку чека по смс оператор фискальных данных взимает комиссию, а выслать электронный чек на почту можно бесплатно. Если у курьера есть чековый принтер, он может выдать покупателю бумажный чек.
Как распределять и отслеживать заказы?
Коротко: через веб-кабинет диспетчера, который подключается к CRM/CMS/1C.
Если у вас интернет-магазин, вам потребуется сервис для управления заказами, который можно связать с сайтом.
А если вы управляете розничной точкой или кафе и хотите запустить собственную службу доставки — понадобится программное обеспечение, чтобы создавать заказы вручную или загружать из CRM.
В решении от «БИФИТ Касса» есть удобный кабинет диспетчера, который можно подключить к любой популярной CMS ( WordPress, Joomla!, OpenCart, WIX ), связать с 1С, CRM или кассовой программой «Касса Розница». В кабинете вы будете получать заказы из внешних систем или добавлять заявки вручную, а затем назначать исполнителя. Там же будут отображаться все платежи — вы сможете просмотреть наглядную аналитику или составить отчёт.
С помощью веб-кабинета можно контролировать сотрудников: отслеживать местоположение курьеров и видеть проведенные ими операции. Вы сможете настроить права сотрудников, то есть запретить или разрешить им выполнять определённые действия в программе: отказываться от заказов, менять или удалять информацию и так далее.
Как выдавать заказы и принимать оплату в точке самовывоза?
Коротко: через кассовое приложение, связанное с кабинетом диспетчера и приложением для курьеров.
Вместе с «Касса Курьер» вы можете использовать приложение «Касса Розница». Приложение можно установить на кассу, планшет или компьютер в точке самовывоза или в магазине. В программе будут отображаться заказы с сайта или из CRM/1C. Помимо выдачи заказов, можно продавать товары и выполнять все кассовые операции по 54-ФЗ.
Приложение позволяет принимать все виды оплат: наличную, безналичную, комбинированную, по QR-коду. А также рассчитываться всеми способами: полным, частичным расчётом, авансом, передачей в кредит.
Вы сможете реализовывать маркированные, подакцизные и агентские товары и указать реквизиты покупателя при расчётах с ИП и юрлицами.
Подведём итог
Неважно, вы только собираетесь открыть свою курьерскую службу или уже давно в деле, установка качественного софта облегчит вашу работу.
С помощью облачной кассы и мобильного приложения для курьеров вы сможете сэкономить на покупке техники и ремонте. А удобный сервис для связи с сайтом/базой данных, кассой в пункте выдачи и устройствами курьеров позволит управлять всей службой доставки в режиме реального времени.
В 2021 году использование кассового ПО — не просто способ соответствовать 54-ФЗ. Это — решение проблем предпринимателей (товароучёт, бухгалтерия, аналитика бизнеса) и возможность отказаться от покупки дорогих кассовых аппаратов в пользу смартфонов/планшетов.
Все необходимое для управления службой доставки есть в решении «Касса Курьер» от БИФИТ Касса. Листая страницу дальше, вы попадёте на сайт, где сможете подробнее ознакомиться с решением, зарегистрироваться в веб-кабинете и скачать приложение для выездных сотрудников.