Необходимо ли подтверждать юридический адрес при регистрации компании или ИП? В какие сроки и каким образом? И что делать, если он изменился после начала деятельности?
На все эти вопросы, связанные с юридическим адресом ИП или компании, отвечает Юлия Фетисова, практикующий главный бухгалтер, эксперт в бухгалтерии малого бизнеса и автор проекта «Сколько денег».
При регистрации компании или индивидуального предпринимателя необходимо указывать адрес, который будет являться юридическим, то есть отображаться в ваших официальных документах компании.
Для ИП — это почти всегда домашний адрес или адрес прописки в паспорте. Для его подтверждения достаточно копии разворота паспорта. Но есть одна оговорка — использовать офисное помещение для регистрации ИП нельзя.
Для компаний, в частности ООО , все немного сложнее. При подаче документов в регистрирующий орган необходимо указать адрес, где вы будете арендовать помещение. И несмотря на то, что согласно ст. 12 ФЗ № 129-ФЗ, для регистрации юридического лица в налоговую необходимо предоставить стандартный пакет документов, куда входят: заявление, протокол или решение, устав, договор об учреждении (в случае с несколькими участниками) и квитанция об оплате государственной пошлины, для перестраховки лучше попросить еще письмо от арендодателя. В нем будет указано, что арендодатель гарантирует предоставление заявленного помещения с момента государственной регистрации компании. Таким образом, это письмо будет являться фактом, доказывающим достоверность юридического адреса вашей компании.
Но бывают случаи, когда офис переезжает. И одно дело, когда у компании несколько адресов (например, склад по одному адресу, а офис — по другому адресу), и она переезжает, оставляя за собой помещение по юридическому адресу. В таком случае при переезде ничего сообщать налоговой не нужно. Но другое дело, когда ваш юридический адрес — это же и ваш офис, и склад. Иными словами, он совпадает с фактическим. Тогда придется менять его официально, через налоговую.
При это возникает еще один нюанс. Адрес прописывается в уставе компании, исходя из этого можно сделать вывод, что менять придется еще и устав. Но спешу вас обрадовать, так бывает не всегда.
Существует два варианта, при которых менять устав придется в любом случае.
- Если юридический адрес в уставе прописан полностью, вплоть до номера офиса. Тут уже не выкрутиться, новый адрес должен быть также прописан в уставе.
- Если ваш новый юридический адрес располагается в другом городе.
Поэтому, прежде чем приступить к подготовке документов на смену юридического адреса, необходимо заглянуть в устав.
Меняем адрес, но не устав
Если вы меняете адрес в рамках одного города, и в уставе нет конкретизации вашего адреса до офиса, то устав менять не нужно . Для этого необходимо подготовить в течение трех дней после принятия решения о переезде следующие документы для подачи в свою налоговую инспекцию по старому месту регистрации:
- Решение участника ООО о смене юридического адреса. Если в компании несколько участников, то необходимо подготовить протокол общего собрания участников, где указано намерение сменить адрес.
- Заявление о смене юридического адреса по форме Р13004, которое после заполнения необходимо заверить у нотариуса, если документы в налоговую будет предоставлять не директор.
- Договор аренды нового помещения или выписку из ЕГРН, если компания приобрела его. И конечно, будет не лишним гарантийное письмо от собственника о готовности предоставить помещение в пользование и платежные поручения об оплате аренды, если таковые имеются.
После подачи документов ИФНС в течение пяти рабочих дней вносит информацию в ЕГРЮЛ, а также выдает лист записи внесения изменений.
Если же у вас усиленная электронная цифровая подпись (ЭЦП), то документы в налоговую инспекцию можно представить электронно.
Меняем и адрес, и устав
Рассмотрим другой вариант, где при смене адреса необходимо поменять устав . Вам необходимо подготовить пакет документов в налоговую инспекцию по старому месту регистрации. В пакет входят:
- Заявление о государственной регистрации изменений, внесенных в учредительные документы по форме Р13014.
- Новая редакция устава с новым адресом в 2-х экземплярах.
- Решение участника ООО о смене юридического адреса. Если в компании несколько участников, то необходимо подготовить протокол общего собрания участников, где указано намерение сменить адрес.
- Квитанция об уплате государственной пошлины за внесение изменений в устав. Оплата производится по реквизитам новой налоговой и на данный момент составляет 800 руб.
- Договор аренды нового помещения или выписку из ЕГРН, если компания приобрела его. И конечно, будет не лишним гарантийное письмо от собственника о готовности предоставить помещение в пользование и платежные поручения об оплате аренды, если таковые имеются.
ИФНС зарегистрирует изменения в течение 5 дней и выдаст лист записи изменений.
И не стоит забывать о том, что налоговый инспектор может приехать с проверкой нового юридического адреса на достоверность, и, если окажется, что адреса не существует, то налоговая вправе отказать от регистрации изменений компании.
Вас может заинтересовать наш материал «Как получить свои деньги владельцу ООО».
Сообщите контрагентам
Если вы уже проделали этот долгий и тернистый пусть с налоговой, то необходимо обязательно уведомить своих контрагентов. Ведь, если в документах будет неправильно указан ваш юридический адрес, то их налоговая инспекция не примет. Поэтому позаботьтесь об этом сами. Вам будет необходимо:
- Разослать уведомительное письмо о смене юридического адреса всем клиентам.
- Создать дополнительное соглашение к договорам, которые заключены с клиентами.
Обычно, на смену адреса в документах дают «негласные» 30 дней. То есть, это тот период, на протяжении которого в документах можно писать старый адрес. Конечно, по правилам нельзя, но налоговая как бы на это «закрывает глаза». Но если есть возможность изменить документы и сделать правильные с даты смены юридического адреса, то лучше ей воспользоваться.
А в остальном главное — это своевременное уведомление клиентов о любых изменениях, которые отображаются на деятельности компании, например, смена банка, смена ответственных лиц или почтового адреса.
Статья написана командой sovcom.pro. Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке!