Организации и предприниматели обязаны хранить документы, которые используют в своей деятельности. Если документы будут уничтожены раньше срока или без оформления акта на уничтожение и передачу в архив, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию, а также доначислить налоги и взносы.
С 18 февраля 2020 года изменили сроки хранения счетов-фактур, договоров и других бухгалтерских, кадровых и управленческих документов.
Не прошло и года, как Госдума приняла новый законопроект №1025680-7, согласно которому в Налоговом кодексе пропишут новый срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Сейчас налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить документы, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, 4 года (п/п.8 п.1 ст.23, п/п5 п.3 ст.24 НК РФ). Если вышеупомянутый проект ФЗ подпишет Президент, то общий срок хранения таких документов составит пять лет. Общий срок хранения документов для исчисления и уплаты страховых взносов остался прежним – шесть лет (п/п 6 п.3.4 ст.23 НК РФ).
Для каждого вида документа есть свой срок хранения, и он может быть установлен одновременно в разных нормативных актах. И получается, что срок, который прописан в нормативных актах, может отличаться от общего срока, установленного НК. Поэтому безопаснее хранить документы в течение максимального срока, указанного в нормативном акте или в Налоговом кодексе.