Несколько лет назад я проводила в одной компании тренинг «Управление конфликтами». На этапе обсуждения программы, руководитель попросил включить блок про деловую переписку. Я была удивлена.
Мне показалось странным говорить про деловую переписку людям, которые давно и много общаются в переписке, да и потом тема деловой переписки не входила в программу тренинга про конфликты. Но когда я услышала аргументацию, приняла решение добавить этот блок и он оказался очень полезным для участников.
Мы часто не задумываемся о том, что и в деловой переписке есть свой этикет, нарушение которого может привести к дискоммуникации и к конфликту.
Достаточно соблюдать простые правила, чтобы этого избежать. Правила простые, но важные, от их соблюдения зависит не только настроение вашего адресата, но и успешность вашего общего дела.
1. Начинайте с приветствия человека по имени. Когда вы встречаете человека в офисе, первое, что вы ему говорите, это слова приветствия, они вылетают из вашего рта просто на автомате. Так почему в переписке все должно быть иначе? Сначала поприветствуйте адресата, а уже потом переходите к своему вопросу.
2. Не употребляйте «доброго времени суток». Не знаю, откуда взялся этот корявый речевой оборот, но от него глаза кровоточат 😮 Понятно, что у вашего адресата может быть другой часовой пояс и письмо с «доброе утро» он может получить глубокой ночью, но тогда выберите что-то нейтральное, типа «здравствуйте!»
3. Проверяйте письмо на ошибки. Если вам попадется граммар-наци, то при наличии ошибок в письме ваш авторитет упадет в его глазах ниже плинтуса. Да и потом отсутствие ошибок — это показатель определенного интеллекта. Вы можете возразить, что с детства пишете безграмотно или даже у вас дисграфия, но сейчас есть масса сервисов, которые позволяют проверить текст на орфографию и пунктуацию.
4. Избегайте сокращений, особенно если речь о каких-то профессиональных терминах. Не пишите так: «Пжлта, дайте ОС по УК, спс». Лучше написать полностью: «Пожалуйста, дайте обратную связь по тренингу «Управление конфликтами». Спасибо!» Человек не должен гадать, что вы имеете в виду и расшифровывать ваши криптограммы.
5. Указывайте тему письма, чем конкретнее, тем лучше. Не просто «вопрос от Ивана», а «встреча с контрагентом по поводу дебиторской задолженности». В куче рабочих писем всегда легче находить нужное письмо, если тема сформулирована довольно конкретно.
6. Сохраняйте историю переписки и прикладывайте ее к письму. Иногда случается, что какие-то вопросы требуют пауз. Может пройти и неделя, и месяц прежде чем вы возобновите переписку. Человек может уже забыть о ваших договоренностях и о сути вопроса, поэтому будет хорошо, если у него перед глазами будет история ваших сообщений. Лучше продолжать уже начатую перепису, но если такой возможности нет, приложите файл с предыдущими сообщениями.
7. Помните о том, что ваше письмо может быть переслано другим людям, поэтому не надо в рабочих письмах обсуждать личные моменты. Рабочая почта не для этого.
У нас на работе нужно было срочно восстановить письмо, отправленное уволившемуся сотруднику. ИТ дал доступ к его почте, хотя сотрудник не работал в компании уже несколько месяцев. И вышла некрасивая ситуация, когда в рабочей почте были обнаружены личные сообщения коллегам, где обсуждались далеко не рабочие моменты, а какие-то корпоративные сплетни. Работающие коллеги узнали о себе много нового😏
Надеюсь, эти нехитрые семь правил сэкономят вам время и нервы, потраченные на деловую переписку.
Ставьте лайк, если приходится писать много писем по работе, подписывайтесь на мой канал, будет интересно.
Канал «Много мыслей вслух» — для думающих и амбициозных!