Для владельцев бизнеса по посуточной аренде квартир финансовый учет часто становится головной болью. Надо учитывать много мелких расходов, непонятно, каков текущий баланс и где же прибыль.
Чтобы не оказаться в минусе и четко представлять, куда уходят деньги, разберем систему учета для посуточного бизнеса. С ее помощью легко рассчитать, сколько заездов за определенный период вам нужно, чтобы выйти на точку окупаемости.
Как правильно учитывать расходы: тройная система учета
Предположим, вы только запускаете квартиру в посуточную аренду. Возьмем 25 000 рублей за стоимость месячной аренды квартиры. Вы сразу платите эти 25 тысяч и еще столько же — залог за последний месяц, и столько же комиссия риэлтора. Еще вы тратите деньги на мелкий ремонт — 10 тысяч, покупаете что-то из мебели и бытовой техники — 50 тысяч, а также нанимаете фотографа, который сделает красивые фото за 5 тысяч. Итого, на запуск квартиры потрачено 140 тысяч.
Допустим, ночь в вашей квартире стоит 2 500 рублей. Умножаем эту сумму на 30 дней в месяце, и получаем 75 000 рублей в месяц прибыли с этой квартиры. Добавляем 75 к минус 140 и получаем -65 000 на балансе. То есть прибыль есть, а денег нет. Это демотивирует.
Кассовый разрыв на старте бизнеса — это нормально.
Но такой кассовый разрыв — это нормально. Более того, если вы запускаете не одну квартиру, а несколько, разрыв будет больше в несколько раз. Чтобы не считать этот разрыв прямыми убытками, надо правильно понимать структуру расходов, и для этого разделить их на три группы: постоянные, переменные и косвенные.
Постоянные расходы
Это расходы, которые мы платим ежемесячно, вне зависимости от того, как идут дела. Сюда входят субаренда, оплата труда сотрудников на ставке и коммунальные платежи.
Почему коммуналка относится к постоянным расходам, если вода и электричество платится по счетчикам? Даже если гостей у вас нет, холодильник будет работать и потреблять энергию. А кроме счетчиков, есть и фиксированные платежи — например, управляющей компании за обслуживание.
Коммунальные платежи — вечны.
Если есть возможность, коммунальные платежи лучше включить в стоимость аренды. И пусть контролем и оплатой счетчиков занимается собственник квартиры. Если нет — узнайте или подсчитайте среднемесячный платеж за коммуналку и добавьте к постоянным расходам.
Отметим, что любую статью расходов по своим квартирам можно добавить прямо из мобильного приложения RealtyCalendar. Оттуда они сразу подтянутся в общую финансовую статистику по объектам. Например, расход по коммуналке добавляется буквально в пару кликов:
Как видите, все эти расходы напрямую связаны с количеством гостей. Чем их больше, тем больше траты. Поэтому удобно привязать эти расходы не к датам, а к количеству заездов, о чем и поговорим ниже.
Косвенные расходы
Сюда входят операционные расходы на ведение бизнеса по посуточной аренде квартир. Наверняка у вас есть отдельный номер телефона для деловых звонков, его оплата входит в эту категорию. Бензин, реклама, которая неизвестно, окупится ли, программное обеспечение на ведение бизнеса — например, CRM-система, — все это косвенные расходы.
Переменные расходы
Это расходы, которые вы несете, если у вас есть клиенты, и которые меняются в зависимости от их числа. Перечислим несколько основных категорий:
- сдельная оплата труда горничной — приглашаем ее, только если надо убрать;
- комиссия сервисов типа Booking.com и Суточно.ру, которая снимается, если есть бронирования;
- мелкий ремонт — если гостей нет, поломок тоже нет;
- благоустройство — моющие средства, чай и кофе для гостей;
- стирка полотенец и белья — если этим занимается горничная, эта статья расходов исчезает.
Система учета расходов для посуточного бизнеса: кейс Алексея Иванова
Многие владельцы посуточного бизнеса сводят баланс по колонке ДДС. Но это в корне неверно и не позволяет правильно рассчитывать расходную часть. Алексей Иванов сдает больше 80 квартир в Вологде. Чтобы понимать движение финансов в своем бизнесе, он разработал тройную систему учета специально для бизнеса посуточной аренды. В специальной таблице есть три колонки, в которых ведется учет финансов и сведение баланса.
Движение Денежных Средств (ДДС)
В колонку ДДС вносятся все средства, которые есть сейчас.Деньги, которые есть на расчетных счетах (желательно каждый счет вносить отдельно).
- Наличные деньги в обороте, включая те, что на руках у сотрудников, например, администратора.
- Предоплаты всех видов.
- Деньги на карте.
- Деньги на счетах сайтов-посредников.
- Все прочие деньги, которые есть в обороте бизнеса прямо сейчас, в момент заполнения таблицы.
Если вы пользуетесь RealtyCalendar, то можете увидеть, сколько денег пришло от гостей прямо в приложении.
Отчет о Прибыли и Убытках (ОПиУ)
ОПиУ составляется на определенный период, например, на месяц. И именно за этот период оцениваются расходы и доходы. Поэтому важно понимать, какой платеж относится к какому месяцу.
Допустим, ваш отчетный период — это март. Если вы платите зарплату сотрудникам или коммунальные платежи за март в апреле, они все равно относятся к мартовским расходам. А вот если вы делаете авансовый платеж в марте, но он относится к апрелю, записывать эти расходы нужно в апрель.
Если же платеж захватывает не один месяц, его надо делить пропорционально. Допустим, если клиент заехал 21 марта и уехал 10 апреля. Заплатил 50 тысяч рублей за 20 дней. Этот платеж вы разделяете: 25 тысяч идет в март, еще 25 в апрель. Считать все пятьдесят тысяч в мартовскую прибыль неверно.
То же самое справедливо и для авансовых платежей. К примеру, вы в марте платите авансом за использование шахматки, синхронизации и набора инструментов RealtyCalendar за полгода. Вы не вносите всю сумму платежа в мартовские расходы, а разбиваете ее на шесть равных частей, и каждую часть вносите в расходы в один из шести месяцев.
Баланс
В графе баланса вы считаете, сколько у вас есть денег. В ней суммируются потенциальный приход и расход (сколько я должен, сколько мне должны), а также стоимость материальных активов. В баланс надо не забывать вносить полученную предоплату или залог, а также оплату аренды.
Материальные активы — это мебель, бытовая техника и прочее оборудование, которое находится в квартире. То, что вы можете использовать повторно или продать. У оборудования есть свой срок службы, так что можно дополнительно рассчитать амортизацию, разделив стоимость предмета на гарантийный срок. Но можно этого и не делать, если не ставить задачу высчитать все до копейки.
Ведение учета — не самоцель.
Комиссию риэлтора, которую вы платили изначально, ремонт или стоимость услуг фотографа вы не вернете, так что их в активы не вносим. Это чистые расходы.
Баланс рассчитывается за определенный период. Правильным решением будет проверять баланс через равные промежутки времени — например, раз в месяц — чтобы видеть, растет ваш бизнес или нет.
Отмечает Алексей Иванов, руководитель сети «Две подушки» в Вологде
Неплохо анализировать бюджет, когда что-то изменяется. Например, взяли нового сотрудника или запустили еще одну квартиру.
Как рассчитать точку безубыточности в бизнесе на посуточной аренде квартир
Нередко в посуточном бизнесе себестоимость квартиры рассчитывают, поделив сумму расходов на число дней в месяце — тридцать. Это в корне неверно. Себестоимость квартиры считается в заездах: сумма ежемесячных расходов делится на стоимость одного заезда. Если у вас в аренде несколько квартир, надо делить на заезды общую сумму расходов.
Допустим, у вас в аренде 5 квартир. Месячная аренда 25 тысяч рублей на квартиру, еще 3 000 коммуналка. Добавим 300 рублей за интернет, получается 141 500 рублей постоянных платежей в месяц.
(25 000+3 000+300) х 5 = 141 500
Косвенные затраты — сотовая связь, бензин и реклама — по итогам месяца получились 16 930 рублей. Эта сумма может очень сильно меняться в зависимости от бизнес-модели, так что берем ее для примера.
Переменные затраты считаем так:
200 рублей горничная за один заезд, и 200 рублей стирка белья. На текущий ремонт и моющие средства считаем по 67 рублей (5 000 поделить на 30 дней и 5 квартир), и еще 27 за кофе и чай для гостей (2 000 на 30 дней и 5 квартир ).
Добавим еще комиссию сервисов Booking.com и Островок — 15%, или 367 рублей. Получим 936 рублей постоянных расходов.
5 000 : 30 + 5 000 : 30 + 2 000 : 30 + 200 + 200 +367 = 936
Переменные расходы мы считаем не на месяц, а на заезд. Заезд, или средний чек, у нас 5 000 рублей, поскольку в среднем гость останавливается на два дня. Вычтем из среднего чека переменные расходы и получим 4 064 рубля прибыли с продажи.
Теперь делим постоянные и косвенные расходы на прибыль с продажи.
158 430 : 4064 = 38.9
Итого, нам нужно 39 заездов, чтобы выйти на точку окупаемости. У нас в распоряжении есть 15 заездов по 2 дня на каждую из 5 квартир, всего 75 заездов. Следовательно, чтобы выйти на точку окупаемости, квартиры нужно загрузить на 52%.
Что дает расчет точки окупаемости бизнеса
Во-первых, вы понимаете свой минимальный план загрузки. Ниже 52% вам придется докладывать свои деньги. Если вы за половину месяца закрыли эту загрузку, дальше вы работаете в плюс. И наоборот, если загрузка недостаточная, надо чуть напрячься, дать дополнительную рекламу или принять другое ситуативное решение.
Во-вторых, можно манипулировать ценой. Например, ситуация совсем плохая, низкий сезон, и лучше сдать квартиру на подольше, но со скидкой. Расчет точки окупаемости дает понять, можете ли вы предоставить скидку, и в каком размере.
Допустим, за 1 800 рублей на одни сутки вам сдавать невыгодно, потому что у вас 983 рубля уйдет на операционное обслуживание этого заезда. То есть можно согласиться на 1 800 ночь, но при заезде от двух суток. Можно убрать что-то из себестоимости, например, кофе и чай или выкрутиться иначе.
И, конечно, базовые расчеты по окупаемости помогут понять, когда вы сможете масштабировать свой бизнес и запустить еще одну квартиру без дополнительных вложений. Для этого нужно понимать, какова ваша чистая прибыль.
Бонус: 4 вида прибыли и как ее рассчитывать
Допустим, вы заработали за месяц 375 000 рублей. Будет ли эта сумма вашей чистой прибылью? Нет. Это выручка.
375 000 – 936 х 15 х 5 = 375 000 – 70 200 = 304 800
Сначала вычтем из выручки все переменные расходы (936 умножаем на 15 заездов в месяц и 5 квартир). Получим 304 800 рублей, и это называется маржинальная прибыль. Размер маржи – 81%.
304 800 — 141 500 = 163 300
Следующий вид прибыли – валовая прибыль, то есть выручка с вычетом переменных и постоянных расходов. В нашем случае это 163 300 рублей, в пересчете на проценты – 44%.
163 300 — 16 930 = 146 370
Затем из валовой прибыли мы вычитаем косвенные расходы и получаем EBITDA – операционная прибыль. В нашем случае это 146 370 рублей.
И только после этого мы считаем чистую прибыль – это операционная прибыли минус налоги и обязательства, например, выплаты по кредитам. Когда вы вычтете и эти суммы из операционной прибыли, то узнаете сумму чистой прибыли, которой можете распоряжаться по своему усмотрению, тратить на свои нужды, расширять бизнес, реинвестировать в новые квартиры и масштабироваться с сервисом для посуточной аренды RealtyCalendar.