А еще, возможно, избавляемся от прокрастинации
Классический сценарий срыва дедлайнов – сотрудник был занят своей задачей, но появилась другая, более приоритетная. Выполнив ее, он забывает про первую либо отвлекается в перерыве, возвращается на рабочее место и сидит потерянный: за что взяться, какая задача, кто все эти люди – в общем, куда и как направлять своей потенциал?
Так как перестать терять задачи, забывать, что хотел сделать, а еще, возможно, избавиться от прокрастинации?
Вариантов много, но не каждый из них будет верным решением. Например, бесчисленные стикеры на рабочем столе, мониторе, холодильнике – это, конечно же, круто, но вообще не мотивирует, скорее назойливо отвлекает. От пяти стикеров с предстоящей работой ваш мозг скорее запутается, что из этого более приоритетное.
А какие варианты тогда использовать?
Грамотный список задач
Для начала необходимо иметь полный список задач, который можно редактировать, в идеале – если задачи даются сразу на весь день: раскидать их по времени, установив самому себе дедлайны. Чувство ответственности может дать звоночек, что сделать отчет надо до 11 утра, а после уже идет следующая задача, а за ней еще одна.
Пример из жизни
Сотрудник постоянно метался от одного дела к другому, не понимая, за что хвататься, в итоге терял задачи, а остальные часто не доделывал до конца. Решение было простым: составлялся список задач на день, где он сам отмечал выполненные задачи, а новые срочные – вносил в этот список ПРЕЖДЕ, чем к ним приступить. Так и прокрастинация на работе сократилась, и сотрудник стал менее рассеянным.
Как составить список задач сотруднику?
Можно использовать гугл-таблицы
Гугл-таблицы предоставляют разные возможности, например, все задачи раскидать по ячейкам и расставить временные точки. Сотрудник будет отмечать цветом выполненные задачи либо просто напротив ячейки писать, что задача выполнена. Бонус в том, что и руководитель сможет контролировать это удаленно.
Можно использовать таск-трекеры
Это сервисы по контролю и своевременному выполнению задач, где можно выставить план не только на день, но и на неделю, а то и на месяцы вперед. Задачи легко контролировать, достаточно просто вносить корректировки и следить за общими целями.
Можно использовать корпоративный мессенджер
Корпоративный мессенджер удобен тем, что соединяет несколько программ в одной, как бы это ни было очевидно: мессенджер и, например, таск-трекер. То есть между рабочими моментами не вклинивается переписка с родными и близкими. А еще это помогает в коммуникации между отделами/сотрудниками/руководством.
Можно использовать свой монитор или «мотивацию» от босса
Поставить себе обои с задачами на день – это работает, правда. Но практически не отличается от липких стикеров.
Также можно попросить руководителя усилить контроль – не каждому подойдет этот вариант, но лучше руководитель проверит и напомнит о задаче, нежели потом у обеих сторон будут проблемы из-за пропущенных сроков.
Можно использовать Jetchat
В приложении (или web-версии) любое сообщение, заметку или переписку легко превратить в задачу, установить интервалы напоминаний и расслабиться, попивая кофе за экраном монитора перейти к другим делам, не беспокоясь, что ты что-то потеряешь. Система сама напомнит тебе (или твоему коллеге/подчиненному), что есть еще незавершенное дело. При этом лезть в уведомления и читать сотни пушей, как в CRM, тоже не надо.
Мы еще в разработке, но релиз скоро. Познакомиться с нами можно на сайте. Если у вас большой опыт использования корпоративных мессенджеров и таск-трекеров или вам просто есть что сказать – напишите в комментариях или нам в личку.