Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Перевод документов в электронный формат имеет ряд значительных преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Но делают ли они обязательным кадровый электронный документооборот? Почему КЭДО вообще должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?
Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот и почему его следует организовать уже сейчас.
Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:
- Сокращение расходов.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.
- Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.
- Ускорение бизнес-процессов.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.
- Контроль над документооборотом.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.
- Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.
Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.
И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.
Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота
5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью
Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:
- большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
- трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
- при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.
Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.
По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:
- для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
- для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот
Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.
Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.
Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.
Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.
Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.
В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.
Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Ориентировочный срок введения обязательного КЭДО по прогнозам Минтруда — до 2024 года.
Будет ли кадровый ЭДО обязателен к этому моменту, пока не ясно. Однако подготовиться к обязательному переходу на КЭДО стоит уже сейчас.
Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: комментарии эксперта
Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.
Сейчас решение о переходе на электронный кадровый документооборот остаётся за работодателем. Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?
Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.
«Калуга Астрал» разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.
Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал
Выводы
Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.
Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.