При работе с несколькими внештатными или проектными сотрудниками HR-отдел и бухгалтерия редко испытывают затруднения. Отследить чеки и акты достаточно просто, наладить процесс подписания договора и выплат тоже не составляет труда. С появлением режима НПД сотрудничество с самозанятыми стало нормой. Такие сотрудники закрывают все небольшие задачи, которые появляются у компании и легко подписывают нужные бумаги. Налогообложение при работе с самозанятыми простое и понятное: налог на сотрудничество с юридическими лицами 6%, с физическими 4%, больше обязательных взносов нет, НПД уплачивается Исполнителем через приложение Мой налог.
Однако чем больше становится таких сотрудников, тем сложнее может быть контроль документооборота и возникает риск ошибок в делопроизводстве. И даже в случае если в компании внедрено ЭДО важно соблюдать ряд нюансов работы с самозанятыми исполнителями, которые по недосмотру могут привести к переквалификации отношений, перечислим некоторые из них:
- выплаты должны проводиться в дни, отличающиеся от зарплатных дней основных сотрудников;
- нужно избегать в договоре ГПХ тех формулировок, которые есть в Трудовом кодексе — отношения между Исполнителем и Заказчиком не трудовые, это оказание услуг;
- оплата должна происходить за конкретные работы, а не за процесс отработки стандартизированных обязанностей;
- работы могут быть временными или проектными, не похожими на статус обычных трудовых взаимоотношений;
- нельзя нанимать бывших сотрудников (только по прошествии двух лет после прекращения трудовых отношений);
- у такого сотрудника не может быть материальной ответственности, он не может подписывать уставные документы компании и т.д.
По какому принципу налоговая проверяет неблагонадежные юридические лица и определяет сокрытие трудовых отношений? Постараемся ответить на этот вопрос ниже.
К системным рискам сокрытия трудовых отношений при работе с самозанятыми сотрудниками ФНС относит следующие:
1) «Продолжительность работы». Исполнитель оказывает услуги только одной компании и на протяжении срока больше трех месяцев.
2) «Признаки зарплаты». Все чеки сформированы при работе с одним и тем же заказчиком-работодателем на протяжении всего времени работы самозанятым.
3) «Массовая постановка на учет». «Массовые регистрации дохода». Такие показатели можно объединить по смыслу: сотрудники внезапно встали на учет по самозанятости и начали массово регистрировать НПД. Для регистрации используется один почтовый адрес и/или одно средство для формирования чеков.
4) «Наличие групповых переходов». Если между двумя ООО есть взаимосвязь и сотрудники одной компании перешли в другую уже в качестве самозанятых это может нарушать их трудовые права.
5) «Периодичность выплат»: ежемесячные выплаты должны подтверждаться объемом работ, четко зафиксированном в актах, в противном случае это подмена трудовых отношений.
6) «Прямые нарушения». Нельзя сотрудничать с бывшими сотрудниками в течение 2 лет после их увольнения.
Что же важно делать для того чтобы не испортить отношения с налоговой и корректно соблюдать правила работы с новым налоговым режимом?
- Своевременно проверять статус.
Статус НПД может слететь, например, если человек получил за год больше, чем 2,4 миллиона рублей или оказывает услуги, которые не включены в список разрешенных для самозанятых граждан. В случае с небольшим количеством самозанятых работников это можно делать бесплатно на сайте ФНС, но чем больше подрядчиков, тем больше времени и ресурсов будет требовать такая рутинная задача. Выполнять ее рекомендуется перед каждой оплатой. Этот вопрос могут брать на себя платформы-агрегаторы, партнеры ФНС делают это автоматически в фоновом режиме. Для удобства Заказчика лучше фиксировать в договоре ГПХ необходимость уведомлять о смене статуса заранее.
- Проверять статус трудовых отношений.
Тут все просто, как мы писали ранее: если в течение 2 последних лет вы сотрудничали с человеком по ТК, нанимать его как самозанятого по ГПХ категорически не рекомендуется. Однако если он был сотрудником по ГПХ, нанять снова его можно.
- Подписать договор ГПХ или подряда.
Важно соблюсти ряд важных правил. В тексте не должен упоминаться сотрудник, тот, кто оказывает услуги именуется Исполнителем, плательщиком НПД. Должен быть четко зафиксирован список работ, чтобы его можно было проверить при приемке работ. Не должно быть никаких признаков трудовых отношений: распорядка работ или дресс-кода. Во многих современных сервисах есть функция формирования рамочного договора, в котором можно прописать тонкости взаимоотношений с внештатником.
- Оплачивать услуги корректно.
Важно чтобы дни оплаты для самозанятых и работников по ТК отличались. Производить оплату нужно на обычную банковскую карту физического лица. Желательно не делать массовых платежей со своего расчетного счёта в пользу физлиц, которые не работают в компании, это может повлечь проверку и блокировку. Платёжное решение Наймикс помогает клиентам совершать удобные реестровые и массовые платежи в один клик прямо через функционал личного кабинета и проводит банковскую проверку при подключении нового человека.
- Вести документооборот и иметь полный комплект документов по каждой выплате.
Все документы по работе с самозанятым очень желательно должны иметься в комплекте: Договор-Акт-Чек и храниться в архиве. Мы сделаем это за вас: документы по каждой сделке формируются автоматически и доступны к выгрузке в любой момент.
Правильное Администрирование исполнителей — непростая задача, требующая операционных ресурсов. Компания Наймикс упрощает такие процессы, освобождая время сотрудников и убирая дополнительные риски. Заполнить форму обратной связи можно на нашем сайте.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал и вступайте в группу LinkedIn!