Эффективный руководитель в Битрикс24 всегда держит руку на пульсе компании

Согласитесь, что активный пользователь портала может собрать и управлять своими задачами. А как быть руководителю если все его сотрудники активны и энергично работают с подрядчиками, поставщиками, клиентами и в итоге задач, требующих внимания, контроля промежуточных точек, исполнения крайних сроков и оперативной реакции много или по факту реально очень много? Переписка в мессенджерах, на листочках, в блокнотах, хорошая память и телефонные звонки конечно никто не отменял, но единая онлайн картинка и рабочая история от этого не станет доступнее, а решения руководителями приниматься быстрее не будут. Отказываться от инструмента модуль задачи в современном бизнесе добровольно никто не согласится, так это просто не реально.

Какие методы сегодня доступны руководителям на всех тарифах Битрикс24.CRM включая бесплатный?

Их несколько, и они постоянно обновляются и их список расширяется

По каким каналам поступает, обрабатывается и «отдаётся» информация в Битрикс24.CRM?

• С помощью мобильных приложений.
• С помощью портативных и стационарных компьютеров.
• По каналам электронной почты и мессенджеров.

Вся поступающая информация обрабатывается и роботы, ответственные сотрудники или руководители ставят задачи исполнителям. При необходимости в описания задач добавляются дополнительные настройки и вставки.

Немножко реальной статистики:

• Наша команда перерабатывает порядка 5000 клиентских и партнёрских задач в квартал.
• Руководители компании всегда в режиме реального времени в курсе кто, сколько времени и над какими стадиями внутренних и внешних проектов работает, какова динамика роста задач и нагрузки.
• По итогам работы руководители легко ориентируются в том какова квалификация, профессиональные достижения и личный вклад в дело каждого сотрудника.

Соблюдение каких обязательных правил гарантирует успех?

1. Каждая новая идея, описанная тезисно в задаче для себя любимого или подчинённого это гарантия её реализации.
2. Любое распоряжение, решение, указание или предложение внутри компании, не оформленное в формате задачи, не существует и никто за исполнение не понесёт ответственности.
3. Если у задачи нет крайнего срока, то вероятность того что она будет выполнена минимальна, точнее она почти никогда не будет выполнена. Если вы точно не знаете крайний срок, то назначьте разумный период, при необходимости его можно будет мотивировано скорректировать в любую сторону.
4. Если у задачи нет реального исполнителя-ответственного за итоговый результат, то задача не будет выполнена, а цели не будут достигнуты.
5. Для важных задач назначаете минимальное количество соисполнителей и наблюдателей, так как у семи нянек и дитя без глаза.
6. Постановщики задач должны контролировать и оценивать по возможности качество каждой поставленной ими задачи и её конечный результат. Задача, пущенная на самотёк, не гарантирует качественный результат.

Как работать и как контролировать задачи штатными инструментами Битрикс24.CRM?

Поиск, выделение и контроль легко настраивается с помощью инструмента фильтр по любому параметру. Группа комбинаций наиболее часто применяемых параметров сохраняется в списке с присвоением легко понятного названия. Один фильтр всегда работает по умолчанию при открытии модуля, остальные вызываются одним кликом.

Наиболее часто используемые фильтры:

1. Задачи в работе.
2. Задачи на текущую неделю.
3. Поручил.
4. Наблюдаю.
5. Закрытые задачи.

Как быть если перед нами поставлена «Большая» задача, которая обеспечивает работу над «длинным» проектом и в ней задействованы несколько команд, подразделений и конкретных исполнителей?

1. Создать главную –основную задачу, описать её, в поле ответственный закрепить исполнителей и указать крайний срок главной задачи.
2. Можно при необходимости дополнительно после основного описания создать чек-листы и прописать в них кто из сотрудников конкретно за что отвечает.
3. Клонировать основною задачу в персональные подзадачи задачи для всех соисполнителей-ответственных за её контрольные точки или участки.
4. Подзадачи могут выполнятся как последовательно, так и параллельно.
5. Крайние сроки подзадач могут отличаться, но они всегда истекают раньше, чем крайний срок главной задачи. Ответственный главной задачи – руководитель проекта должен иметь резерв времени для манёвров и намечать контрольные даты.
6. Ответственный главной задачи – руководитель проекта всегда должен быть в курсе действий участников процесса и держать руку на пульсе на всём протяжении срока исполнения подзадач соисполнителями. Нормальной практикой считается что руководитель проекта выделяет с помощью фильтров «Задачи которые я делаю и/или поставил» таким образом выделяя контрольные точки (промежуточные контрольные сроки) примерно в середине проектов и потом ежедневно отслеживает их по шагам до самого финиша.

Применима ли описанная выше техника во внутренних процессах компании?

Да, например, вышел новый приказ, регламент или инструкция. Руководитель компании ставит главную задачу, назначает себя или заместителя исполнителем, а всем заинтересованным сотрудникам ставится подзадача, ознакомится, внести правки, подтвердить ознакомление. В итоге в обозначенный срок все сотрудники электронной подтвердят выполнение, а в компании приступит к работе по новым правилам.

Вишенка на торте

1. В дополнительных настройках задачи работает опция включения и выключения обязательного комментария к задаче с внесением «Отметить обязательный отчёт при завершении задачи».
2. Удобная и практичная возможность ведения коммуникации (комментариев) в одном месте всех участников работы в рамках задач и подзадач, без размазывания истории по разным каналам. Как показала практика при необходимости введения в работу над проектом новых специалистов и действующих лиц процедура ознакомления занимает минимально короткое время.
3. Обработка сотен комментариев, отслеживание логики принятия решений и выделение ключевых моментов, сформулированных как результаты мозгового штурма и проведённых согласований позиций и параметров, происходит быстро и что приятно с минимальным количеством ошибок человеческого фактора.
4. Условно все комментарии по проекту собранные в задаче можно считать, как протоколы совещаний, согласований по спорным моментам как скорректированные планы работы и «Отметить как результат».

Как быть если при работе над проектом требуются смежные согласования?

Воспользоваться полями соисполнители и наблюдатели.

Подключение к задаче соисполнителей и наблюдателей предоставит им доступы и оповещение о проходимых событиях. Получив информацию о завершении задачи в виде отмеченного результата и ознакомившись с комментариями, они могут использовать их в роботе во своей зоне ответственности.

Как в потоке «текучки» концентрировать фокус внимания?

Фиксировать и обращать внимание на счётчики.

Счётчики фокусируют внимание сотрудника на горящих, просроченных, находящихся в работе в различных стадиях задачах, о новых комментариях, о лидах, сделках и незавершённых делах.

Какие неудобства встречаются в работе?

Если при активной работе генерируется много задач, то проставление индивидуальных крайних сроков и привязка к конкретной сделке в каждой задаче или подзадаче превращается в проблему. Но если воспользоваться специальным приложением, то работа максимально упростится и автоматизируется. Карточка приложения после установки доступна в карточке сотрудника.

Постановщик задач автоматом получает уведомления о всех действиях исполнителей задач, о написанных ими комментариях и о переносе крайнего срока (если это разрешено). При интенсивной работе компании поток таких уведомлений сопровождающийся звуковым сигналом может стать избыточным и не всегда нужен. Опция звук уведомлений обычно включается только для важных проектов и отключается постановщиком при завершении надобности.

Связи задач с сущностями CRM и группами.

• Опция ручного включения и выключения связей находится в настройках задачи и определяется решением постановщика.
• Опция автоматического включения и выключения связей в роботах при постановке автоматических задач и определяется настройками администратора портала.
• Автоматические связи задачи могут быть установлены со всеми сущностями CRM лидами, сделками, контактами, компаниями и группами.

Методы визуализации задач:

Рекомендуется добавлять вручную цифры в названия чтобы понимать очерёдность в зависимости от важности.

Можно добавлять цифры в названия автоматически, для этого в приложении достаточно указать её в поле «Приоритет».

Важно не забыть проинформировать и обучить сотрудников обращать внимание на новшество и использовать его в работе. Потом достаточно выставить штатный фильтр и запустить сортировку по названию, чтобы актуальный план работы стал доступен на экране и работать в указанном порядке.

Можно и по старинке ориентироваться по только крайнему сроку задач отсортировав их сроку.

Рекомендации по организации дополнительного контроля «длинных по времени и важных» задач подчинённых

С «длинной задачи» подчинённого создать копию (контрольную задачу) на себя ответственного.

В режиме редактирования задачи задачу подчинённого прописать как подзадачу для контрольной.

Указать в своей контрольной задаче крайний срок, например, по средине от важной проверяемой для подчинённого.

Можно подчинённому менять крайний срок ежедневно если это реально серьёзный проект, требующий постоянного внимания.

А можно как то ещё оптимизировать этот процесс?

• Да!
• Берём задачу подчинённого, карточке приложения (оно расположено в правой штатной колонке пользователя) выбрать «Создать головную задачу», заполнить тут же поля начала и конца, при необходимости указать ID сделки и одним кликом выполнить всю цепочку действий, описанную выше.

Какое приложение использовалось в описании примера?

"Планы" от Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF», которое распространяется по подписке https://www.bitrix24.ru/apps/app/crm4.plany/

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

• Телеграм: https://CRM4.org/t/
• RuTube : https://CRM4.org/r/
• Вконтакте: https://CRM4.org/v/
• Яндекс.Дзен: https://CRM4.org/d/

С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»