Гайд по созданию пресс-тура для научных журналистов на Дальний Восток. Как завести новых друзей среди журналистов и получить максимум публикаций по результатам поездки.
В образование и науку я пришла из бизнеса, проработав несколько лет в разных сегментах, и до сих пор уверена в одном: нет никакой разницы, что именно ты пиаришь – элитную недвижимость, зеленый горошек или новые технологии. Механизмы везде одни и те же, только специализация разная. Пресс-тур – часть этой работы. Мне доводилось организовывать пресс-туры для бизнеса, но большая часть из них представляла вполне стандартную программу: трансфер, экскурсия по объекту или производству, условный тест-драйв, если это возможно, конференция, пресс-подход, фуршет. Однако попав на Дальний Восток, в ДВФУ, я поняла, что такой формат здесь не оправдывает расходы. В ходе работы нам удалось придумать новый, который дает возможность журналистам-участникам подготовить по итогам поездки совершенно разные эксклюзивные материалы, а иногда еще и оживить уже «отшумевшие» темы.
Индивидуальная траектория
Истину я вам сейчас не открою, но все же скажу: журналистам нужны эксклюзивы. В идеале – первополосные, но это уже, конечно, роскошь. Если мы хотим, чтобы после пресс-тура каждый из них что-то написал, нужно дать каждому уникальный материал. Но это не так просто сделать, когда ты находишься в узком сегменте какого-то бизнеса. В этом смысле работать с научными и образовательными организациями широкого спектра – гораздо проще. Здесь всегда больше тем для освещения и спикеров. Не нужно ничего придумывать, можно сразу охватить большее количество изданий, ну и бонусом такая работа развивает вашу эрудицию. Недостаток только один: вы будете меньше спать.
Весь секрет в том, чтобы создать не общую программу пресс-тура, а индивидуальную. То есть, каждый журналист внутри программы будет двигаться по своей траектории. Проработка такого пресс-тура занимает больше времени, но практически всегда себя оправдывает.
ЭТАП 1: Индивидуальный план чужими руками
Пресс-тур на такие большие расстояния – дело ответственное и, как показывает практика, не все журналисты готовы летать так далеко. С учетом джетлага командировка может занять всю рабочую неделю. Поэтому на первом этапе нужно понять, кто из прессы вам нужен и кто из них сможет поехать. Предполагается, что на этом этапе вы уже понимаете, какие направления у вас в приоритете, кого из ученых сможете подтянуть для работы со СМИ, и какие интересные истории они могут дать коллегам. Это могут быть, как новые научные статьи, так и текущие исследования, новые разработки и эксперименты. Составить индивидуальный план для каждого вам помогут сами журналисты. Достаточно оформить для них список интересных тем и отправьте им с просьбой выбрать интересующие редакцию темы. Во-первых, так вы не просто обяжете авторов писать о чем-то, что может не пропустить редактор, а корреспонденты смогут заранее обсудить все темы на планерке и совместить ваши задачи со своими. Во-вторых, это упростит вам работу, в итоге вы получите индивидуальные планы, приложив к этому минимум усилий.
СОВЕТЫ: а) нельзя оставлять журналистов без внимания; б) нельзя делать общие рассылки с паспортными данными всех участников.
ЭТАП 2: Составляем расписание
Пожалуй, это самая сложная часть оргработы. Пресс-туры в ДВФУ выглядят следующим образом: общая обзорная экскурсия по кампусу ДВФУ и лабораториям, встреча журналистов с ректоратом, а дальше каждый журналист идет к тому ученому, который ему нужен. Иногда траектории пересекаются, тогда имеет смысл держать про запас эксклюзивные комментарии и фотографии для одной и той же темы. Самое сложное – это совместить в графике встреч свободные часы ученых с возможностями журналистов и распределить сотрудников пресс-службы в качестве сопровождающих так, чтобы после этого не встала вся остальная работа. Именно это отнимает больше всего времени. Нужно позаботиться и о том, чтобы ваш фотограф всегда был в нужном месте в нужное время, если потребуется, так как не все корреспонденты любят и умеют снимать.
СОВЕТЫ: а) нельзя делать это в последнюю минуту, план должен быть готов и согласован хотя бы за день до вылета; б) нельзя оставлять журналистов один на один с учеными, если не уверены в качестве его подготовки к общению со СМИ.
ЭТАП 3: Организация
Без чего еще не может быть хорошего пресс-тура, кроме эксклюзивов? Комфортное жилье, пунктуальный транспорт, организованное питание, если это предусматривает бюджет пресс-тура и развлечения – вот то, что в итоге всегда будет работать на вас. Люди летят к нам через всю страну и, возможно, больше никогда сюда не смогут приехать. Поэтому нужно учитывать джетлаг и оставлять время на перестройку организма. Нелишним будет позаботиться, чтобы у журналистов осталось свободное время осмотреться, а в идеале, для них нужно сделать организованные экскурсии по местным достопримечательностям или дегустацию местной кухни в каком-нибудь приятном ресторане – смотря что позволит вам бюджет. У нас в обязательную программу входит центр Владивостока с его набережными и многочисленными развлечениями, и самый большой в стране Приморский Океанариум, который поражает всякое воображение. Раскрою один секрет: если, скажем, заранее договориться с местными администрациями о том, что вы приведете к ним журналистов, на этой статье можно сэкономить.
СОВЕТЫ: какой бы ни была приятной дегустация, никогда не теряйте контроль над ситуацией.
ЭТАП 4. Постпродакшн
По возвращению из пресс-тура вам предстоит не только написать отчет, но и дособрать нужную журналистам информацию, если чего-то не хватило в процессе, разобрать и согласовать фотографии, разложить их по папкам в облаке, разослать адресатам и проконтролировать согласование в текстах цитат ваших ученых, а в некоторых случаях и статьи целиком. Очень важно на этом этапе не оставлять без внимания ни журналистов, ни ученых, которые с вами работали. Держите первых в курсе происходящего, ведь в научном мире иногда все очень стремительно меняется, а вторым присылайте ссылки на публикации. Ученым будет приятно.
СОВЕТЫ: План пресс-тура с таймингом в MS Exel очень легко перекраивается под отчет с мониторингом.
Маленькие хитрости
В работе с госструктурами есть мелкие нюансы, которые облегчат вам работу. Не секрет, что в госструктурах очень сложно донести до юристов и обосновать бухгалтерии необходимость траты бюджетных средств на пресс-туры. Они будут требовать договор с журналистами, фиксирующим их обязанности, а это не всегда корректно, учитывая, что гешефтов обычно не предусмотрено. Поэтому самый простой вариант – бартерный договор на разовые услуги, например, прочитать лекцию студентам журфака или провести мастер-класс по работе со СМИ с учеными. Иногда мы совмещаем наши пресс-туры с Дальневосточным Медиасаммитом, включая наших журналистов, как спикеров на различные треки этого мероприятия.
И напоследок стоит рассказать о нашем чате. Во время первого пресс-тура в ДВФУ мы создали чат в Телеграме с нашим хэштегом #ИдемНаВосток, чтобы оперативно на месте решать все возникающие вопросы с журналистами. С тех пор прошло три года. Чат жив до сих пор и после каждого пресс-тура в него добавляются все новые и новые участники, а сам пресс-тур стал уже ежегодной традицией.
Опубликовано в спецномере "Наука" журнала "Связи с общественностью в госструктурах"
Маша ЛУКИНА, экс-заместитель руководителя департамента внешних коммуникаций Дальневосточного федерального университета (ДВФУ) и бывший руководитель московской пресс-службы ДВФУ.
