Типичная ситуация: руководитель отдела продаж – это своего рода командир пожарной команды. Во многих компаниях отдел продаж в режиме ошпаренной кошки решает одну и ту же задачу по выполнению плана, особенно в последнюю неделю месяца. Руководитель отдела продаж в формате командира тонущей подводной лодки своими героическими усилиями вытаскивает эту ситуацию. Если вы узнали себя, то этот раздел для вас.
Если вы не узнали себя, то, как говорит один мой знакомый, правда ужасна и вы это знаете, а если не верите – разденьтесь догола и встаньте перед зеркалом.
Хак №1. Перестать быть исполнителем
Сделайте своего рода фотографию рабочего дня: выпишите те действия, те задачи, которые вы выполняете. Проранжируйте их на три класса. Класс исполнителя – это все, что связано с конкретными операциями. Действия с клиентами, с бухгалтерией, логистикой. Все, что касается единичных, не повторяющихся бизнес-процессов – это функции исполнителя. Посмотрите, сколько у вас таких функций.
Второй класс – это функции администратора. Администрация – это все, что связано с функцией управления (планирование, контроль, мотивация, организация обучение). Посмотрите, сколько времени вы проводите как архитектор или как стратег. Сравним с процессом стройки. Есть исполнитель, он же землекоп, который просто копает. Если вы занимаетесь разбором сделки вместе с менеджером или участвуете в заключении этой сделки, пусть даже очень важной, крупной, вы все равно исполнитель, вы копаете. Другое дело если вы на этом примере проводите обучение. Тогда вы становитесь прорабом, который как раз-таки выполняет функции администратора. Когда вы обеспечиваете сделку необходимыми ресурсами, просите отдел маркетинга, чтобы он собрал информацию про клиента, стыкуете с логистикой и налаживаете взаимодействие, вы уже прораб. Если вы придумываете, как оптимизировать бизнес-процессы, вы выходите на роль архитектора.
60-80 % РОПов выполняют функции исполнителя. Фактически работают старшим менеджером по продажам. Не занимаются управлением отделом продаж, а помогают менеджерам совершать сделки. Безусловно, эта функция нужна. Но ее должен выполнять не руководитель отдела продаж, а старший менеджер, которого легко сделать из обычного менеджера. Руководитель отдела продаж должен заниматься как минимум администрированием и функциями управления.
Хак № 2. Матрица руководителя отдела продаж
Основная проблема руководителя отдела продаж заключается в том, что он работает вместо того парня. Он героически, как Александр Матросов, бросается на амбразуру и закрывает сделку на полтора миллиона. Он, конечно, герой, ему медаль или орден на гимнастерку. Но получилось как в известном анекдоте: «Ты гол забил, а Вася утонул». Тот самый Вася, который должен был научиться плавать и бросать мячик, он-то утонул, не спас ты его, похоронили мы одного менеджера по продажам.
Есть известный инструмент тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра, или матрица «Срочно – важно». Нужно все свои дела разбить на четыре категории – четыре квадрата, в зависимости от их срочности и важности.
Первый квадрат – не срочно и не важно – под названием «Всякая фигня» нужно вообще перестать делать. Что сюда отнести? Пойти покурить, обсудить с коллегами планы развития и подобные дела.
Второй квадрат – срочно, но не важно. Его точно нужно делегировать, потому что там достаточно простые дела. Например, отправить закрывающие документы по клиентам класса «С», «В» и даже «А».
Следующий квадрат – важно и срочно. Здесь порядок действий такой. Вам нужно понять, как вы это можете делегировать. Для этого процесс должен быть описан технологически. Например, вы участвуете в разборе сделок, отслеживаете приходы денежных средств. Эту элементарную операцию может сделать любой человек, даже не обладающий компетенцией в продажах, если вы ему напишете четкий внятный алгоритм действий. Проблема в том, что у вас в голове этого четкого алгоритма нет. Когда вы его опишите, эти дела сможет выполнить любой толковый студент-третьекурсник.
Последний квадрат – важно, но не срочно. Вот в нем, собственно, вы и должны действовать. Там находятся все задачи по оптимизации бизнес-процессов. Руководитель отдела продаж должен как слесарь-наладчик ходить между станками (менеджерами). Посмотрел на один станок, гаечку подкрутил, бизнес-процессы пошли лучше. В другой станок масленкой закапал – перестало свистеть. Так он контролирует и оценивает работу отдела.
Как построить матрицу руководителя отдела продаж? Или план руководителя отдела продаж на месяц. Это не то же самое, что план продаж. План руководителя – это все, что касается реорганизации бизнес-процессов.
Есть пять блоков в любой бизнес-модели: лидген, развитие лидов, конверсия, исполнение обязательств перед клиентом и аккаунт-менеджмент.
И есть пять функций управления: планирование, контроль, мотивация, организация и обучение. Накладываете пять функций на пять блоков, и у вас получается матрица пять на пять. 25 клеточек. В рабочем месяце 22 рабочих дня – вот вам с запасом 25 дел.
Как это работает? Берете, например, лидген, ставите задачу – увеличить на 20 %. Раз вы запланировали это, значит вы как-то должны проконтролировать выполнение задачи. По количеству лидов, по количеству лидов класса «А» или вообще всех. С чего вдруг все начнут увеличивать лиды? Вам нужно продумать мотивацию. Кто будет в этом заинтересован? Почему Вася или Света начнут больше звонить? Почему отдел маркетинга будет заинтересован в том, чтобы дать вам больше лидов? Продумывайте, как вы будете мотивировать ваших менеджеров, чтобы они это делали или перестали делать что-то другое.
Вам нужно подтащить все ресурсы для того, чтобы это случилось. Обеспечить непрерывность связей, бесперебойность интернета и т.д.
И еще один момент: вам мысль в голову пришла вы ее хорошо понимаете, а менеджеры нет. Вам нужно провести обучение или инструктаж. Это первые пять клеточек по блоку лидген.
Проходите так по всем блокам и у вас получается 25 дел на месяц. Если сделаете все 25, результат будет просто отличный. Если не в два раза на цикле вы увеличите свои продажи, то плюс 50 % я вам гарантирую. Сделайте эту матрицу, и будет вам счастье.
P/S. Регистрируйтесь на бизнес завтрак +7 964 714 27 13, +7 910 144 84 70
Там вы получите пошаговый алгоритм решения ваших бизнес задач.