Наверняка в вашей организации есть информация, которую не хотите разглашать. Собственные технологии, расшифровка бухгалтерской отчетности, рецепты, условия, которых фирма добивается у поставщиков и тем самым снижает себестоимость товаров или услуг.
Как юридически защитить эти данные от передачи третьим лицам?
Слова «Не разглашать!» или ограничение только грифами «Секретно» для суда - пустые звуки. Вы не накажете нарушителя, даже если будете твёрдо знать, кто распространил информацию.
Чтобы юридически грамотно защитить сведения, выполните последовательно 3 шага:
- Определите, относятся ли данные к коммерческой тайне;
- Создайте условия для их защиты и оформите документы;
- Донесите ответственность до персонала.
Начнём с первого шага.
Что нельзя считать коммерческой тайной:
- Данные, не относящиеся к коммерческой деятельности. Например: делает ли директор ставки на спорт.
- Информацию, которая уже известна посторонним лицам. Например, опубликованный в сети бухгалтерский баланс.
- Сведения, которые относятся к государственной тайне.
- Информация, владелец которой - другое лицо. Например, зарплата сотрудников контрагента.
- Отдельные сведения: численность работников, соблюдается ли противопожарная безопасность, о зарплатных долгах и др. (ст.5 Федерального закона «О коммерческой тайне» №98-ФЗ).
Какие соблюсти требования и оформить документы
Доказывать данное нарушение в суде - дело непростое. Малейший промах - и решение вынесут не в вашу пользу.
Поэтому, во-первых, ограничьте доступ к информации (п.4 ст.3 Федерального закона «О коммерческой тайне» №98-ФЗ). Как это примерно может выглядеть:
- Вы храните документы в сейфе или оцифровываете их и держите на отдельном сервере. На каждом документе/флешке ставите гриф «Коммерческая тайна» и обязательно указываете полное наименование владельца с юридическим адресом и подписью.
- Пароль или ключи выдаёт и получает обратно ответственное за хранение лицо под роспись в журнале.
- Входы для USB в компьютере опечатываете. При необходимости устанавливаете камеру слежения. Только поставьте в известность сотрудников под роспись в приказе, например.
Во-вторых, донесите до сотрудников, какая информация в вашей фирме относится к тайне. Зафиксируйте это документально:
- Составьте перечень информации, относящейся к тайне.
ВАЖНО: перечисляйте конкретно, а не в общем.
Пример: рецепт рулета «Лимонный», а не «все технологии фирмы».
- Утвердите приказом список допущенных лиц, ознакомьте их под роспись. Установите правила передачи доступа (например, с письменного разрешения).
- Добавьте пункт о коммерческой тайне в трудовые договоры и должностные инструкции работников.
- Подпишите с сотрудниками соглашение о неразглашении.
- Составьте общий приказ об установлении режима коммерческой тайны и укажите в нем все, что вы предприняли для охраны информации.
- И последнее - разработайте положение о коммерческой тайне, которое должны подписать сотрудники.
Как оповестить сотрудников об ответственности
Одно из обязательных условий режима коммерческой тайны - уведомление работников об ответственности (п.1 ст.11 Федерального закона «О коммерческой тайне» №98-ФЗ).
Издайте приказ или иной документ с перечнем видов наказания за нарушение:
- Дисциплинарная (выговор, увольнение). В случае с коммерческой тайной сотрудника можно уволить после первого же нарушения. Как это грамотно оформить, смотрите здесь. (https://docs.google.com/document/d/1o4FQpObMAhIjVjODCVqMQUs9OCG-rQswDFZ-IuqATwM/edit)
- Уголовная (ст.183 УК РФ). Если нарушитель распространял данные умышленно, ему грозит штраф до 500.000 рублей или лишение свободы до 3-х лет.
- Материальная (возмещение убытков). Если вы выберете этот вид наказания, в суде придётся доказывать размер ущерба.
Друзья, ставьте 💙 - мне очень важна ваша обратная связь! Подписывайтесь на мой Инстаграм - там я делюсь законными инструментами для снижения расходов организаций.