Основная цель полицейской проверки – получить доказательства, подтверждающие совершение преступления. Поэтому чаще всего сотрудники правоохранительных органов приходят без предупредительных действий: запросов документов, вызова к себе руководства компании и прочее, чтобы компания не успела вывезти или уничтожить улики и подготовить сотрудников к проверке.
О том, какие бывают проверки и кто их проводит, мы подробно рассказали в статье “Кто может прийти в ваш офис с проверкой и чем это вам грозит”.
При этом результаты проверки во многом зависят от ваших действий до и во время ее проведения.
Что можно сделать до того, как пришла полиция
Не нужно ждать, пока к вам в офис придут с проверкой. Вы уже сейчас можете предпринять определенные действия, которые помогут заранее подготовиться к полицейской проверке, а значит свести к минимуму ее негативные последствия. Для этого просто следуйте нашим рекомендациям:
1. Организовать удаленное хранение документов и информации.
Хранить «первичку», налоговую и бухгалтерскую отчетность, остальные документы непосредственно в компании опасно. Вот почему передача бухгалтерии на аутсорсинг в данном ракурсе имеет еще одно важное преимущество – внезапно нагрянувшим полицейским можно сказать, что все требуемые бумаги находятся у обслуживающей компании, и через несколько дней бумаги будут предоставлены для проверки. Естественно, полицейские поспешат к провайдеру аутсорсинговых услуг, однако будет достаточно времени подготовиться к их визиту.
2. В отношении особо важных документов ввести режим коммерческой тайны
Режим коммерческой тайны может быть распространен на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. Например, содержание сделок с контрагентами, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки и т.д. Тайной не могут быть лишь сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и т.п.
Информацию, составляющую коммерческую тайну, полиция вправе изымать только после обращения в суд и на основании вынесенного судьей решения об обоснованности изъятия. В противном случае они не смогут использовать ее в качестве доказательств – такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.
3. Хранить информацию на внешних носителях и удаленных серверах
Оптимально работать только с внешними носителями (в том числе серверами) и не хранить ничего на жестких дисках компьютеров. Сервер должен находиться в отдельном помещении. При изъятии техники полиция не сможет обнаружить данные, которые находятся на удаленных серверах, так как они физически хранятся в другом месте. Кроме того, для такой информации можно установить дополнительную защиту, а при необходимости быстро стереть сведения или перенести их на другой удаленный сервер.
С точки зрения безопасности данных самым эффективным и выгодным решением является передача бухгалтерии на аутсорсиг. У крупных провайдеров данных услуг все данные хранятся на серверах, размещенных в надежных и защищенных дата-центрах, что исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов.
4. Исключить пользование нелицензионным программным обеспечением
5. Не хранить в офисе документы и печати более одной компании
Когда в ходе проверки полиция находит в офисе или на складе компании печати разных юридических лиц и предпринимателей, то у проверяющих сразу возникают подозрения в использовании схем минимизации налогов с участием фирм-однодневок. А значит, придется давать правдоподобные пояснения по поводу их происхождения.
Если те же печати и документы будут найдены в офисе аутсорсинговой компании, то вопросов и претензий не возникнет. Все будет выглядеть вполне логично.
6. Установить систему видеонаблюдения в помещениях офиса, где расположены особо важные бумаги и финансовая документация
В случае прихода полиции в офис система будет фиксировать все действия проверяющих, в том числе незаконные.
7. Провести инструктаж сотрудников
Необходимо рассказать всем и каждому, как вести себя на случай внезапного появления в офисе сотрудников полиции. Отдельным работникам надо дать четкое указание покинуть офис, а другим – всюду сопровождать проверяющих и фиксировать их действия.
8. Проиграть ситуацию внезапного появления в офисе сотрудников полиции
Очень важно заранее подготовить сценарий поведения сотрудников в случае внезапной проверки и проиграть ситуацию. Этот план действий поможет не паниковать, действовать быстро и эффективно. Каждый будет знать, что ему делать и как реагировать. Также необходимо определить работника, который будет вести все переговоры с полицией. В роли «переговорщика» должен выступать заранее определенный и подготовленный работник.
9. Найти хорошего адвоката
Настоятельно рекомендуем всегда иметь под рукой номер телефона квалифицированного адвоката, а еще лучше заранее с ним договориться о том, что в час «Х» адвокат, имея доверенность и понимание существующих в компании бизнес-процессов, незамедлительно прибудет в офис. Выполнение этого условия снижает риск возникновения неблагоприятных последствий полицейской проверки примерно на 40%.
10. Заранее выяснить телефоны местных прокуратуры и УСБ (Управления собственной безопасности)
Они пригодятся в том случае, если сотрудники полиции допускают нарушения в офисе компании и никак не реагируют на замечания.
Алгоритм действий в случае проверки
Что делать, когда на пороге офиса появились сотрудники правоохранительных органов с проверкой?
Главное – не паниковать! Мы подготовили подробную инструкцию, которая поможет сохранить спокойствие и максимально защититься от нарушения ваших прав и возможных неблагоприятных последствий.
1. Проверить документы самих проверяющих
Сотрудники полиции обязаны предъявить свои служебные удостоверения, представиться и пояснить причину их прихода. Если сделать это они отказываются – можно смело вызывать полицию. Данные удостоверения желательно сфотографировать и тщательно переписать всю содержащуюся в них информацию.
2. Выяснить основания проверки
Помимо удостоверений сотрудники полиции должны предъявить постановление о проведении обследования помещений, о проведении обыска (выемки). Из документа всегда можно выяснить причину интереса полиции к компании.
Если речь идет об обыске, рекомендуем выписать из документа дату постановления, данные следователя и краткую информацию об уголовном деле с основаниями для проведения следственных действий и получить копию данного документа.
Необходимо также узнать у проверяющих ФИО их непосредственного руководителя и его телефон. Не лишним будет позвонить ему и уточнить, действительно ли конкретные сотрудники направлены в компанию на проверку, а заодно уточнить ее основание.
3. Убедиться, что полиция не ошиблась
В документах о проведении проверки внимательно изучайте реквизиты (наименование организации, ОГРН, ИНН и др.). При несовпадении или даже незначительной ошибке в наименовании организации можно не пускать полицейских в офис. Даже если это чисто техническая ошибка (опечатка) и проверка в любом случае пройдет, появится дополнительное время на подготовку к визиту полиции.
4. Отпустить домой сотрудников, если нет прямого запрета покидать помещение
Имеет смысл отпустить с работы большую часть сотрудников компании на время проведения полицейской проверки. Речь идет о рядовых сотрудниках, в присутствии которых нет необходимости. Для этого есть несколько причин:
- проверка – стресс для сотрудников, а самые слабые могут подвергнуться грубому психологическому воздействию;
- излишне общительные сотрудники, сами того не желая, могут поделиться с полицией чем-то «сокровенным», о чем проверяющим знать совсем не надо;
- в ходе проверки все равно отсутствуют условия для полноценной работы.
Помните, что неосведомленные сотрудники могут навредить компании при проверке.
5. Записать действия полицейских на видео
Очень важно фиксировать все действия полицейских: записывать на камеру мобильного телефона или хотя бы на диктофон. В случае, если проверяющие выйдут за пределы своих полномочий (будут осуществлять действия, которые не указаны в постановлении, например, копаться в шкафах в кабинете директора при осмотре помещений), записи послужат доказательством незаконных действий проверяющих. Их можно будет приложить к жалобе в вышестоящий орган полиции либо в прокуратуру.
6. Отдавать документы только по описи, и только если изъятие законно
Изъятие документов производится в присутствии руководителя организации (ее уполномоченного представителя) и двух понятых. При этом надо проследить, чтобы была составлена подробная опись изъятых документов и заверена обеими сторонами.
7. Фиксировать свои замечания и внимательно изучать протокол
Если есть хоть малейшие сомнения в законности тех или иных действий сотрудников полиции, необходимо записать замечания при составлении протокола обследования, а после внимательно прочитать протокол. Он должен быть подписан всеми участниками, в том числе, уполномоченным представителем компании. Если в документе что-то записано неверно или вовсе не зафиксировано, также стоит внести и зафиксировать все замечания.
Как защититься от фиктивных доказательств вины
Если проверка в компании инициирована конкурентом, не исключено, что в ход пойдут даже незаконные действия, например, намеренно «подкинут» компромат. В результате среди изъятых бумаг появится лишний документ, в компьютере – новый файл, в бухгалтерской базе – «левые» операции и т.п.
Поэтому при изъятии следует обратить пристальное внимание на то, чтобы сотрудники полиции ограничили доступ к внутренним источникам электронных носителей (опломбировали системный блок). Бумажные документы надо тщательно упаковать в коробки, заклеить скотчем и опечатать, скрепив подписями присутствующих.
И, конечно, нужно тщательно следить за ходом проверки и не оставлять проверяющих одних в кабинетах вашего офиса. Иначе доказать потом, что “найденных” документов или вещей там вообще никогда не было, будет практически невозможно.
Если вы заблаговременно подготовитесь к проверке, следуя нашим рекомендациям, то это лишит проверяющих одного из главных козырей - эффекта неожиданности. Ведь именно паника, а также незнание своих прав и процедуры проверок часто заставляет людей совершать ошибки, которые потом не исправить. В результате они могут привести к возбуждению уголовного дела и уголовному наказанию, даже если первоначально у проверяющих не было достаточно доказательств.
Сохраняйте эту статью, чтобы в нужный момент пошаговый алгоритм действий при проверках был у вас под рукой. Это позволит не растеряться и сделать все максимально правильно, чтобы защитить себя от негативных последствий.
