Вы получили отчет по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ). Но что необходимо делать дальше?
Формально на этапе передачи итоговой документации спецоценка не может считаться законченной. Согласно статье 15 Федерального закона о СОУТ №426-ФЗ, для окончания процедуры необходимо выполнить ряд требований.
Эксперты SRG-ECO расскажут о всех важных этапах после получения отчета о спецоценке.
К итоговым документам о СОУТ мы прикладываем памятку работодателя, где изложены шесть простых действий после получения отчета. Разберем их более подробно.
Этап 1. Подписание отчета
Вот у вас на руках долгожданные документы по результатам проведенной оценки на рабочих местах вашей организации. Первое, что необходимо сделать, в течение 30 календарных дней со дня направления отчета подписать его и поставить дату подписания (ч. 2 ст. 15 Федерального закона № 426-ФЗ).
Обратите внимание на период, отведенный на подписание отчета: 30 дней (внимание!) со дня отправления отчета. Так, если отчет был направлен 1 февраля, а пришел 29 февраля, у вас остается лишь один день на его подписание!
В данном случае титульный лист отчета отчета о спецоценке будет самым важным документом. Дата его подписания будет считаться датой утверждения всего отчета, и именно от этого числа будет вестись отсчет сроков всех дальнейших пунктов.
Специалисты SRG-ECO отправляют итоговую документацию по СОУТ курьером, если организация находится с нами в одном городе, или курьерской службой во избежание потери документов или задержки сроков. Обязательно в день отправки мы звонком уведомляем Заказчика о сроках и времени доставки.
Этап 2. Возврат экземпляра отчета
Подписи и даты проставлены?
В течение трех рабочих дней вам необходимо направить по электронной почте отсканированную копию титульного листа отчета в организацию, проводившую спецоценку. После этого нужно заказным письмом с уведомлением направить оригиналы экземпляров оценщику (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
Почему это важно сделать оперативно? - В течение 10 дней после утверждения отчета компания, проводившая СОУТ, должна передать результаты спецоценки в Федеральную государственную информационную систему (ФГИС) и в течение трех дней направить уведомление о регистрации в организацию Заказчика.
Уведомление может быть передано на бумажном носителе заказным отправлением или электронным документом, заверенным усиленной квалифицированной электронной подписью.
Специалисты SRG-ECO прикрепляют к письму-уведомлению копии подтверждающих документов с регистрационным номером и датой передачи отчета в ФГИС.
С 1 января 2020 года результаты СОУТ начинают действовать только с момента выгрузки отчета в ФГИС. Такие изменения были внесены Федеральным законом от 27 декабря 2019 г. N 451-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О специальной оценке условий труда"».
Этап 3. Ознакомление сотрудников
Дальше в течение 30 календарных дней со дня подписания отчета о спецоценке нужно ознакомить сотрудников с результатами оценки на их рабочих местах.
Каждому сотруднику, на месте которого была проведена СОУТ, предоставляется «Карта специальной оценки условий труда», где зафиксированы результаты проведенных измерений вредных факторов. В конце строки 050 есть поле «с результатами специальной оценки условий труда ознакомлен(ы)» - здесь работник должен поставить подпись напротив своей фамилии.
Важно отметить, что в установленный срок на проведение информирования не включены периоды временной нетрудоспособности или межвахтового отдыха, отпуска или командировки.
Этап 4. Заполнение декларации
После получения уведомления о регистрации результатов во ФГИС займемся заполнением декларации. Нужно вам составлять декларацию или нет - об этом скажет заключение эксперта. Изучите его, найдите информацию, какие рабочие места подлежат декларации, оформите документ по приказу Минтруда РФ № 80н.
Если таковых нет, то вы освобождаетесь от обязанности заполнения декларации и ее передачи в ГИТ.
Специалисты SRG-ECO самостоятельно оформляют декларации по установленной форме и направляют вместе с итоговой документацией. Зная о загруженности сотрудников организаций-партнеров, мы выполняем эту услугу в рамках проведения СОУТ, чтобы исключить вероятность неправильного заполнения документа и сохранить ваше время.
Этап 5. Передача документов в ГИТ
При наличии декларации необходимо в течение 30 рабочих дней после подписания отчета нужно передать документацию в ГИТ по месту нахождения.
Возьмите с собой следующие документы:
- Заключение эксперта (1 экземпляр заверенной копии);
- Титульный лист отчета о спецоценке (1 экземпляр заверенной копии);
- Сведения об организации, проводившей СОУТ (1 экземпляр заверенной копии);
- Сводная ведомость результатов проведения спецоценки (1 экземпляр заверенной копии);
- Распечатанная декларация (при наличии, в 2 экземплярах);
- Декларация на USB-носителе или диске в формате doсx. (носитель вам вернут сразу после копирования файла). Если нет возможности передать декларацию на флешке или диске, уведомите об этом инспектора и направьте её электронным письмом.
Рекомендуем, перед тем, как передавать документацию в инспекцию по труду, связаться с ГИТ по вашему месту нахождения и уточнить список необходимой документации.
Контактные данные инспекции можно найти на официальном сайте ведомства. Для этого нужно поставить номер вашего региона в адрес, например:
- 77 - номер кода региона города Москвы, вставляем номер в адрес сайта ГИТ и переходим - git77.rostrud.ru
Этап 6. Публикация информации на сайте
Если у вашей компании есть сайт, после передачи документации в ГИТ, не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета нужно разместить информацию о проведении спецоценки в соответствующем разделе на сайте организации. Требований к разделу нет.
Это необходимо для соблюдения требований законодательства о персональных данных, о государственной и иной, охраняемой законом, тайне.
На сайте нужно опубликовать сводную ведомость о результатах специальной оценки условий труда и перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников.
Необходимые требования выполнены, теперь с вашей документацией о спецоценке должно быть все в порядке. Главное в работе с итоговой документацией по спецоценке - соблюдение сроков.
В нашем штате более 100 сертифицированных экспертов, за плечами которых многолетний опыт работы в области охраны труда и производственной безопасности.
Вы можете связаться с нами любым удобным способом:
- оставить заявку на сайте srg-eco.ru
- позвонить по телефону 8 (495) 260-11-47
- написать электронное письмо на адрес – info-8@srg-eco.ru
- написать ваш вопрос в комментариях к этой статье