Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением, как пересортица. Обнаруживается она при инвентаризации: выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем излишек одного вида, а недостача — другого вида одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше. Ванильного мыла слишком много, а лавандового недосчитались.
Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет
Итак, у вас проводится инвентаризация. Пересчитав весь товар и сверив количество с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.
Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.
Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.
Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:
— излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период,
— ответственен за это один человек,
— излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет тоже невозможен.
Может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом это не установлено, поэтому не всегда очевидно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).
Что делать, если условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.
Но представим, что условия соблюдены. Что делать дальше?
Объяснительная от материально-ответственного лица
Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого обнаружена пересортица, нужно предоставить комиссии объяснение. Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней надо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, что будет сделано, чтобы избежать подобных ошибок в будущем. Сюда же можно добавить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.
Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации
Следующй шаг — предложение о зачете излишков и недостач в результате пересортицы (его еще называют заключением о зачете пересортицы).
Предложение пишется от лица руководителя инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В нем нужно указать:
— информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица,
— наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код ОКП,
— сведения из объяснительной записки материально-ответственного лица,
— если нужно — данные из заключения технолога, которые подтверждают взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.
Если руководитель согласен с предложением комиссии, он оформляет приказ о зачете пересортицы. В нем указывается:
— информация о прошедшей инвентаризации,
— излишек и недостача какого товара были обнаружены, на какую сумму и в каких количествах,
— причина пересортицы — кратко,
— информация о заключении технолога, если оно есть.
Затем руководитель поручает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации на условиях взаимного зачета.
Сличительные ведомости
На основании приказа результаты пересортицы фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19. Эту ведомость оформляют сотрудники бухгалтерии в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерии, второй передается материально-ответственному лицу.
Затем эти сведения указываются в ведомости ИНВ-26. Именно в ней отражается, как будут регулироваться возникшие расхождения — зачетом по пересортице, списанием или отнесением на виновных лиц.
Скачайте нужные документы — пустые бланки и заполненные образцы — бесплатно в МоемСкладе по этой ссылке.
На какую дату признается пересортица?
Чаще всего трудно определить, когда произошла ошибка, которая привела к пересортице. Очевидно только, что случилось это между предпоследней и последней инвентаризацией. Таким образом, логично признать и указать не дату пересортицы, а дату ее обнаружения — день проведения инвентаризации.
Чем больше у вас товаров, тем выше вероятность, что вам придется разбираться с пересортицей. Но заметно уменьшить риск такой ошибки способна товароучетная программа — например, сервис МойСклад. В нем полностью автоматизирована и работа с документами, и инвентаризация. Ваши документы и товары всегда в порядке, а работа сотрудников прозрачна и полностью контролируется. Все это помогает избежать ситуаций с неучтенными излишками и недостачами на вашем складе или в магазине.
С МоимСкладом провести инвентаризацию очень просто — приложение можно установить на терминалы сбора данных. Установите его на ТСД АТОЛ, направляйте ТСД на штрихкоды, «пропикайте» все товары на складе и получите инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Как отразить пересортицу в учете?
Что делать, если общая стоимость разных сортов товаров, излишек и недостача которых были обнаружены, различается? Это может произойти, например, из-за разницы в цене товаров и не запрещает зачесть пересортицу товаров. Но нужно знать порядок отражения ее в учете.
Другой вариант — недостача товара оказалась больше, чем излишек, или наоборот. Тогда часть продукции можно зачесть как пересортицу, а оставшуюся отразить в учете так, как сказано ниже.
Если общая стоимость товаров, по которым обнаружена недостача, оказалась выше стоимости товаров в излишке, то есть деньги вы потеряли, эту разницу должен возместить виновный сотрудник.
Случается и так, что виновника установить невозможно. Тогда разница рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли и списывается на издержки. При этом ситуация для вас серьезно усложняется, поскольку факт отсутствия виновника необходимо подтвердить документально. Инвентаризационная комиссия должна будет подробно объяснить причины, почему разницу нельзя отнести на счет виновных сотрудников. Подтверждение требуется не только от вашей компании, но и от уполномоченного органа государственной власти. Например, от органов предварительного следствия. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст.265, п.2), в этом случае убытки могут быть приравнены к внереализационным расходам. Если же товары в излишке оказались дороже тех, по которым обнаружена недостача, то разница включается в прочие доходы.
Добавим, что пересортица товаров и порядок отражения ее результатов различаются в бухгалтерском и налоговом учете. В последнем необходимо полностью отображать сумму выявленных во время инвентаризации недостач и излишков. Пересортица в налогообложении — это списание одних товаров и оприходование других.
Попробуйте МойСклад, чтобы избавиться от пересортицы и ошибок учета, быстрее проводить инвентаризации, автоматизировать рутинные операции, контролировать выручку и получать подробную статистику продаж! Просто зарегистрируйтесь и начинайте работать: это бесплатно!
