Для многих фрилансеров проблемой является распределение своего времени, работа vs личная жизнь, где работа всегда будет выигрывать, а если не будет выигрывать — то даст волю прокрастинации и приведет к потере денег.
Ты чувствуешь что не успеваешь отдохнуть? Работаешь по 15 часов в сутки? Тратишь кучу времени и нервов на решение проблем с заказчиком и внесением правок в проекте? Тогда тебе стоит читать дальше.
Так, а теперь вопрос, как это изменить? Как сохранить баланс между делами/работой, личной жизнью и отдыхом, но при этом не потерять в качестве и эффективности?
______________________________________________________________________________________
Начнем немного с твоего детства и школы…
Интересный поворот, да? А все что мы есть сейчас — полное отражение того, кем мы были в детстве и как на нас влияло окружение и воспитание. Почему большенство людей имеют долги, кредиты и все еще не стали успешными? Ответ на этот вопрос так же кроется в детстве.
Но сейчас не об этом.
______________________________________________________________________________________
В школе нас приучают вести дневник, это своего рода детский ежедневник, в котором мы записываем предстоящие уроки на каждый день и домашнее задание. Своего рода: «Проект и задачи по проекту», но нам не объясняют ценность и правильность ведения этого дневника. В школе ты любил откладывать домашки, не выполнять их сразу после школы, а может вообще не выполнять, да че говорить, я так же делал. И сейчас это четкое отражение, той, школьной жизни, детства, в котором приобретается эта модель поведения.
Теперь ты страдаешь от того, что приходится вести проекты клиентов, просирать сроки, перегорать, тратить на работу в 2 — 3 раза больше чем тратишь на семью, отдых, да сон в конце концов.
Сейчас, самым первым действием на пути к четкому, дисциплинированному и ответственному отношению к своему времени, к времени проектов, которые ты ведешь, мы сделаем следующее:
— Прямо сейчас, ты начинаешь записывать все дела и задачи, которые тебе нужно выполнить за день/неделю/месяц. Просто возьми и выпиши все эти задачи, все задачи которые весят еще с прошлого месяца, а может и дольше. Это отягощает тебя, забирает энергии и с ними нужно разобраться.
— Распределяешь эти задачи по дням, не пытайся закрыть все задачи за пару дней, а тем более те задачи, которые тянуться за тобой более 1 месяца, ты их за месяц не выполнил, думаешь за день сделаешь?
Эти два простых действия понадобятся нам дальше.
Для чего мы это делаем? Ведь ты сюда зашел, чтоб научиться правильно вести проекты, соблюдать сроки и научиться распределять время между работой и отдыхом.
А ответ простой. Если бардак на столе, в голове подавно.
Нет? Не простой ответ? Окей, как ты считаешь, если у тебя каша в делах рабочих, то в бытовых и просто жизни твоей все чистенько? Везде порядок? Да хрен.
Если ты не можешь разобраться со своим личным тайм — менеджментом, то в рабочих вопросах ты точно на шаг позади.
Погнали к практике, сразу в места карьер
— Уберись на столе, выброси из квартиры все то, что валяется уже больше 2 — 3 месяцев без использования. (Даже разжевывать не буду зачем тебе это делать, хочешь погугли, но сделай прямо сейчас, не вечером, камон, а сейчас)
— Выписал все задачи «висяки»? Если нет, то после уборки, берешь лист А4, можешь альбом целый взять, и просто сидеть, выписывать все задачи, которые есть на сегодняшний день, которые ты обещал сделать, но не сделал по той или иной причине.
(Тут ты можешь возразить, мол вот была задача, а она уже не актуальна. А ты обещал сделать ее? А ты согласовал с человеком, кому обещал, что задача не актуальна? Либо согласуй и удостоверься в том, что задача больше не имеет ценности и делать ее не нужно, либо сделай! Так ты высвободишь свою энергию, почувствуешь как камень с плеч упадет. Много задач? Ну а нехрен было их затягивать, сделай, просто прислушайся ко мне и сделай, я три года изучаю эту тему и знаю о чем говорю.)
— А теперь, открываем календарик и распределяем все задачи по дням, спокойно, без перегрева, не надо в день пихать по 10 задач «висяков», запланируй хотя бы 1 — 2, начни с малого, ты почувствуешь как становиться легче, как приходит гордость за себя, за то что ты смог выполнить!
Фух, отлично. На это тебе потребуется около 2 — 3 часов, по крайней мере у меня уходит столько времени раз в месяц. Теперь переходим к проектам и основной проблеме фрилансеров, ПРОСЕРЫ СРОКОВ.
— Скачивай приложение Trello на телефон, компьютер, планшет, открывай в браузере, короче не важно какая у тебя техника, качай везде! Тут ссылка — https://trello.com/
За последние, примерно, полтора года, я сформировал для себя идеальную доску управления проектами.
Выглядит она примерно так:
Каждый блок, отвечает за ту или иную зону ответсвенности. Разберем их подробнее.
Это не просто доска с ведением проектов, управлением командой или задачами только по работе. Это мой органайзер. Для моего агентства есть отдельная доска, в которой находится команда и ее задачи, представим что ты работаешь один и нужно разобраться хотя бы первоначальным уровнем сложности.
1 Блок — Цели на 2020 год.
Ну тут все понятно, я создаю карточку, допустим «Прочитать 12 книг за год, 50% из которых, будут профильными»
Вот так выглядит карточка в блоке номер 1 «Цели на 2020 год», в ней я создаю Чек-Лист из книг, которые я собираюсь прочитать или прочитал.
Вот так это выглядит внутри карточки. Сейчас я дочитываю книгу Максима Дорофеева «Джедайские техники» и скоро она появится в пункте «1 книга — Название книги» и далее я просто нажму на Чек-Поинт (квадратик слева от названия) и он закрасится, что свидетельствует о прочтении мной данной книги.
Далее по списку, все цели на год, в каждой цели есть Чек-лист, как создать его разберешься думаю, и в Чек-Листе, основные задачи по реализации моей цели. Все просто.
2 Блок — Стратегические задачи.
Это задачи, которые приносят мне на длительной дистанции. Например контент в блог.
Каждый раз, открывая Trello, я бросаю взгляд на стратегические задачи, которые я стараюсь делать ежедневно, это ведет меня к большим целям.
Так это выглядит внутри. Я прикрепляю нужные для меня документы, чтобы не потерять их, а так же, чтоб постоянно они были под рукой
Пишу контент план, накидывая темы для постов, потом пишу его уже в блоге или на личной странице (под каждую отдельный чек-лист) и выделяю как выполненные
Блок 3 — Входящие задачи/Задачи на потом
Это наилучший блок, который можно придумать. Вспомни, сколько у тебя дел, идей, новых задач возникает в голове в течение дня? Но ты ведь занятушечка, думаешь мол, времени нет их записать, или куда я их вставлю? Как их выполнить?! Не думай об этом, просто запиши, сделать это 10 секунд времени.
Затем, раз в неделю, я разбираю этот блок, выкидываю ненужные дела, убираю, удаляю, либо распределяю их на дни, в которые я буду делать эти задачи, а так же могу переделать формулировку и доработать задачу.
Блок 4 — Задачи по клиентам
Невероятно полезный блок, который как раз и позволяет не просрать задачи по клиентам, не заблудиться в кол-ве этих задач и дедлайнах.
Я пишу проект, могу записывать его как угодно/удобно для меня. Выделяю степень важности по дедлайну, пишу дату сдачи проекта и создаю Чек-Лист основных действий, которые в дальнейшем передаю на команду и отслеживаю выполнение задач.
Блок 5 — Ждут выполнения
Тоже невероятно полезный блок. Сколько раз ты ставил на парсинг аудиторию и забывал об этом, или думал, ну вот ща дождусь пока сделается и продолжу задачу, а все это время сидел и тупил. Или когда отдаешь на проверку заказчику какую-то работу, делаешь отчет и ждешь его ответа, в то время, как можно выполнять другие задачи?
Я уверен, что это повторялось у тебя мильон раз.
Так вот, я, имея команду, часто записываю туда те задачи, которые жду от своей команды, или например, я написал заказчику запрос, отправил бриф и записываю туда эти задачи, все, мозг разгружен, работаем дальше, не нужно ждать!
Блок 6 — Выполнено
Ну тут, я надеюсь понятно. Выполнил задачу? Перетащи в этот блок.
Блок 7 — Клиенты выполнены
Крутой блок по нескольким причинам:
- Если у тебя нет СРМ систем, нет табличек с клиентами, то там ты ведешь свою мини-базу
- Туда я кидаю всю информацию по клиенту. Даже если мой клиент, 2-летней давности напишет и попросить мне таблицу с проработкой его ЦА, я вышлю ее за 1 минуту.
А теперь погнали по шагам.
Ты выписал в цели на 20 год, закрыть 40 клиентов на свои услуги, что принесет тебе, скажем 1.000.000 рублей.
В блоке 1 (Цели), ты создаешь карточку. В карточке, создаешь Чек-Лист, в котором прописываешь основные задачи, гипотезы, которые приведут тебя к этой цели.
Далее
В Блоке 2 (Стратегические), ты создаешь карточку с названием, например (Писать по 20 сообщений в день потенциальным клиентам), это стратегическая задача, которую ты будешь выполнять каждый день, там ты можешь создать чек-лист из 25 дней (рабочих), каждый день, отписавшись 20 людям, ты жмешь на Чек-Поинт — задача выполнена.
В блоке 3 (входящие), ты вписываешь задачи, например после разговоров с потенциальным клиентом, он запросил выслать тебя расчеты проекта, пишешь туда, в конце дня, можешь сразу, перенести эту задачу в свой календарь и выполнить ее.
В блоке 4 (Задачи по клиентам), ты заносишь человека, которого закрыл на сделку, прописываешь пошаговый план действий в Чек-Листе карточки, указываешь дедлайн проекта, ставишь напоминание, отмечаешь важность выполнения задачи — переносишь весь план в календарь, все пошаговые действия на определенный день, выполняешь задачи спокойно, не торопясь, но в то же время, не профукивая сроки.
В блок 5 (Ждут выполнения), заносишь те задачи, которые требуют время на выполнение, заказал тизеры у дизайнера, скинул бриф клиенту, заказал себе книгу в магазине, записал туда.
В блок 6 (Выполнено), закидываешь те задачи, которые уже выполнил.
В блок 7 (Выполнен клиент), кидаешь карточку клиента, по которому все обязательства закрыты.
Вуаля
Ты сделал это. Теперь твоя голова разгружена, тебя не дергают по срокам, ты сможешь работать с утра до вечера, выбирая свой рабочий график и успевая сделать все, что ты запланировал.
Это только лишь 25% того, что нужно делать. Всего в одной статье я не смогу изложить, но фундамент ты получил. Иди и просто примени это.
Если эта статья тебе была полезна, поставь лайк, напиши в комментарии или мне в личку обратную связь, я много времени потратил на написание этой статьи и мне интересно твое мнение. Спасибо что прочитал до конца.
Всегда твой, Димуличка Андреевских