Электронные письма, отчеты, посты в блогах, твиты, статьи — все, что вы пишете на работе, многое расскажет о вас и о вашем бизнесе. Освоить эффективное письмо несложно. Важно, чтобы текст отвечал манере чтения (сканирование) и скорости (быстро). Вот несколько полезных принципов.
1. Говорите как человек, а не как бизнес
Пишите от первого лица. Такой текст покажется личным и располагающим, в то время как повествование в третьем лице звучит отстраненно и холодно.
Не бойтесь начинать предложения с глагола в повелительном наклонении: «получите», «загрузите» или «присоединяйтесь». Или с союзов (как я только что сделал). Так проще и убедительнее. Так мы говорим в реальной жизни.
Лучший способ избавиться от «корпоративного бюрократического языка» — читать свои тексты вслух. Если для вас текст звучит естественно (или, наоборот, тяжеловесно), то, вероятно, так же его будут воспринимать и ваши читатели.
2. Не усложняйте
Отдавайте предпочтение не длинным и сложным словам, а коротким и понятным. И объясните все так, чтобы все поняли.
3. Стремитесь к доходчивой подаче
В наши дни подавляющая часть текстов будет читаться на ходу — скорее всего, с маленьких экранов смартфонов. И рассчитывать нужно на занятых и думающих о чем-то постороннем читателей. Вот почему так важна доходчивая подача, чтобы суть считывалась с полувзгляда.
Форматирование — отличный способ помочь сканирующим читателям понять ваш контент как на экране, так и на бумаге. Попробуйте добавить информативные подзаголовки, основные тезисы, диаграммы и таблицы, чтобы направить занятых читателей к вашим важным идеям.
Полезно разбивать текст на короткие предложения и короткие абзацы. Хорошее универсальное правило — «одна мысль на предложение». Слишком много связанных идей в одной фразе — и читатели теряются.
4. Пишите коротко и по делу
Не думайте, что все очарованы тем, что вы хотите сказать. Сообщите занятым людям все, о чем им нужно знать, сразу, и они будут продолжать читать.
Думайте как журналист: о чем в первую очередь должен узнать ваш читатель? Скажите это сразу. Затем излагайте дальше, удерживая самые важные мысли на поверхности.
5. Не перечисляйте характеристики продукта — объясните «по-человечески»
Если сдобрить текст описаниями функций продукта, это оттолкнет читателей. И никакое количество прилагательных не поможет. Все потому, что у людей нет времени разгадывать, что же за всем этим стоит.
Когда в 2001 году корпорация Apple выпустила первый iPod, реклама могла бы воспевать 5 ГБ памяти, технологию Firewire и 1,8-дюймовый диск. Но кто знает, что все это означает? Вместо этого в Apple пообещали: «1000 песен в вашем кармане». Если учесть более 400 млн купленных устройств iPod, будет справедливо сказать, что мир их услышал.
Представляйте себе своего читателя и пишите для него
Даже если ваше электронное письмо получат 5 тыс. человек, представьте, что вы пишете только одному. Кто он и чего он хочет от этого письма на самом деле?
Уоррен Баффетт, председатель и генеральный директор компании Berkshire Hathaway, пишет свое знаменитое ежегодное послание к акционерам, мысленно обращаясь к своим сестрам Дорис и Берти. Они умны, но не эксперты в области инвестиций или финансов. Ориентируясь на них, он пишет текст, который будет в меру информативным и доходчивым.
Поэтому в следующий раз, когда будете что-то писать, найдите своих Дорис и Берти и напишите для них.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи в HBR Россия «Как писать о бизнесе по-человечески». Другие материалы о коммуникациях вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.