Время - самый ценный ресурс, которым можно и нужно уметь управлять. Именно эти простые советы помогут вам в структуризации своей деятельности и повышения продуктивности.
1. Ставьте цели правильно
Достичь цели невозможно, если она сформулирована не верно. Как быть? Воспользуйтесь всеми известной системой SMART и разделите их по категориям: конкретные и измеримые, реалистичные и достижимые, значимые и ограниченные во времени.
2. Сосредоточьтесь на процессе
Цели нужно ставить исходя из процесса. Например, цель "Заполучить контракт на миллиард" звучит не верно. К ней невозможно подступиться и непонятно с чего начать. А вот цель "Пройти обучение на тендерного специалиста" и "Начать искать тендеры в Тендерплане" вполне реальны и достижимы.
Так вы сможете медленными, но верными шагами идти к своей главной цели.
3. Используйте методику GTD
GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы бизнес-тренера Дэвида Аллена. Её главная цель — завершить все имеющиеся дела и одновременно разгрузить мозг от бесконечного планирования. Суть методики — записывать абсолютно все задачи, используя разные списки, и постоянно их обновлять. Так даже самые мелкие и на первый взгляд неважные задачи не будут забивать голову и отвлекать от работы. А ход их выполнения всегда будет у вас перед глазами.
4. Занятость и эффективность - это разные вещи
Вы можете быть постоянно заняты, но это ещё не значит, что вы продуктивны. Обдумайте, насколько полезны ваши действия, как они относятся к работе и есть ли в вашем плане задачи, которые не приближают вас к цели. Если есть — исключите их.
5. Используйте календари вместо to-do листов
Планирование дел прямо в календаре поможет отличить намерение что-то сделать от обязательства приступить к конкретной задаче в определённый момент времени. С ним проще распределить дела на неделю и месяц и быстро найти свободное время, чтобы что-то изменить в своём расписании.
Кстати, в Тендерплане календарь идеально для этого подходит!
6. Забудьте о многозадачности
Делать несколько вещей одновременно можно, но вряд ли вы добьётесь хороших результатов. Многочисленные исследования доказали , что многозадачность снижает эффективность работы. Вы получаете лишь чувство удовлетворения, которое длится недолго и сменяется выгоранием. Привыкайте делать задачи последовательно, и эффективность только возрастёт.
7. Определите приоритеты
Правильно распределить задачи по их приоритетности поможет матрица 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Все задачи нужно просто распределить на четыре группы:
- Важные и срочные.
- Важные и несрочные.
- Неважные и срочные.
- Неважные и несрочные.
Так вы увидите, с чем нужно разобраться сразу, что передать другим, а что делать вообще не обязательно.
8. Сократите список важных обязанностей до трёх
Не пытайтесь забить расписание на день только сложными задачами — так недалеко до истощения или профессионального выгорания. И ни о какой продуктивности говорить не придётся. Берите на себя не больше трёх существенных задач в день, чередуйте их с простыми и находите время отдохнуть.
9. Ставьте себе дедлайны
Если вы привыкли откладывать важные дела на потом, а после делаете всё в спешке, самостоятельно придумывайте себе личные сроки. Например, начальник требует от вас сдать два больших отчёта в пятницу — поставьте сами одному из них дедлайн до среды.
10. Тратьте час в день на не срочные дела
Погрязнуть в рутине ежедневных срочных задач и бесконечно откладывать другие важные и не срочные дела очень просто. Но так можно никогда к ним не приступить. Не надейтесь, что когда-нибудь выдастся день посвободнее. Хотите дочитать книгу — уделяйте ей время каждый день. Мечтаете стать известным художником — практикуйте рисование ежедневно.