Процесс подбора удаленного помощника не представляет из себя ничего сложного и занимает в среднем не более 1 недели, но как показывает опыт на практике очень часто владельцы бизнеса допускают типовые ошибки. О них мы сегодня и поговорим.
Важно помнить, что вакансия для штатных и удаленных сотрудников сильно отличаются! Данная статья значительно повысит количество откликов на вашу вакансию и сократит время на дальнейший отбор.
В среднем, мы получаем от 600 до 850 откликов на 1 размещенную вакансию (см. скриншот)
Типовая ошибка №1
Пишите о предстоящих задачах, а не о себе любимом. Оставьте это для друзей и знакомых. О компании человек может прочитать в описании или на вашем сайте
Любой предприниматель - это уже выдающаяся личность, т.к. сумел взять ответственность за себя и других людей, организовал все и из ничего создал функционирующую систему, генерирующую прибыль. Но поверьте, это не повод рассказывать об этом в вакансиях на HH.
Не стоит описывать в тексте вакансии все свои регалии: наставник, организатор бизнес-завтраков, спикер, спортсмен, мать 2 детей... ну вы поняли.
За все время работы нашей компании, ни один ассистент не поинтересовался личностью будущего руководителя! 8 из 10 даже не спрашивают чем занимается компания. Им интересны лишь свои будущие задачи, дневная загрузка и ЗП.
Пожалейте свое время и время людей, просто напишите:
«Компания занимается оптовой продажей медицинского оборудования, подробнее можете почитать в описании или на нашем сайте...»
Типовая ошибка №2
Подробно и четко опишите все задачи, которые придется выполнять. Если вы сами их не понимаете, помощник их не поймет точно
Не нужно описывать предстоящие задачи общими словами. Пишите подробно и структурировано, для этого есть ненумерованный список. Если вы не можете четко и понятно описать задачи для сотрудника, значит в вашей голове каша, вы сами не понимаете чем он будет заниматься, а значит и КПД его будет минимальным.
Как точно не нужно писать
«Ты должен отлично работать с Excel таблицами, знать Instagram, CRM-системы.
Если ты умеешь делать красивые презентации - это дополнительный плюс. Нужно будет много работать с рекламой...»
Что конкретно нужно делать в Excel? (вносить расходы, готовить аналитический отчет...)
Чем заниматься в Instagram? (выкладывать посты, отвечать на комментарии...)
Какая CRM-система? (Битрикс24, amoCRM, Мегаплан...)
С какой рекламой работать? (настраивать Яндекс.Директ, Таргетированную рекламу Вконтакте...)
Пример правильного описания задач
- Искать необходимую информацию в интернете (поиск поставщиков, анализ конкурентов);
- Работать с первичной документацией, сбор и подготовка документов (счета, акты, договора);
- Размещать актуальную информацию на сайте / соц.сетях;
- Подготавливать презентации по продуктам, услугам компании в PowerPoint;
- Планировать, организовывать встречи и рабочий день руководителя в Гугл календаре;
- Вести финансовый учет и планирование в Excel
Типовая ошибка №3
Кружок талантов. Не нужно «Воды» в описании качеств и навыков. Кроме вас это никто не прочтет, а времени вы потратите много
Я люблю называть этот блок «Кружок талантов», т.к. в нем каждый бизнесмен или не опытный рекрутер пытается изощряться, как только может. Прочитайте пример одного из таких блоков вакансии.
Как точно не нужно писать
«Ты подходишь нам, если: Имеешь желание помогать. У тебя высокая ориентированность на помощь и облегчение жизни руководителя. У тебя быстрый, активный и позитивный ум. Любишь и умеешь решать/выполнять задачи без вводных данных, когда нужно ориентироваться в ситуации с большой степенью неопределенности. У тебя уравновешенная психика...»
Давайте будем откровенны, люди не ищут работу из-за желания помогать, они продают свое время и навыки за деньги, рассчитывать на альтруизм не стоит. Активный и позитивный ум - это сильно.
Выполнять задачи без вводных данных... если кто-то умеет так, то работодателю сильно повезет, но не думаю. Ну и конечно же люди с не уравновешенной психикой сразу скажут: «Стоп! Эта работа точно не для меня»
Пример правильного описания блока с качествами и навыками
- Высокая самоорганизованность, дисциплинированность;
- Ответственность, исполнительность – задачи должны быть решены в обозначенные сроки;
- Способность работать с большим объемом информации;
- Продвинутый пользователь ПК, MS office;
- Внимательность - Вы ответственно подходите к любой задаче, особенно при устройстве на работу, поэтому начнете свое сопроводительное письмо со слов "Ответственный человек"
- Умение работать с презентациями в PowerPoint;
- Умение работать с соцсетями (размещение контента);
В данном блоке я настоятельно рекомендую использовать небольшой лайфхак, надеюсь, что вы обратили внимание на него в упоминании о внимательности. Это дополнительная проверка, которая позволит отсечь ненужных исполнителей которые занимаются массовой рассылкой.
Типовая ошибка №4
Умерьте пыл! Не ищите супергероя, это не возможно! Лучше подберите максимально адекватного сотрудника и обучите всему необходимому сами
В каждом бизнесе своя специфика, свои сложности и свое профессиональное ПО. Photoshop, Bizon365, Tilda, amoCRM, GetCourse, Trello, PowerPoint и т.д.
И тем не менее, 8 из 10 предпринимателей ищут «многорукого многонога», который умеет все: и Crm внедрять и Директ настраивать и Instagram вести...
Помните, что удаленный ассистент - ваша палочка выручалочка, человек который помогает быть вам одновременно в нескольких местах, но не заменяет узкоспециализированных специалистов.
Хотите чтобы вам настроили качественно Яндекс.Директ - обратитесь к профессионалу и заплатите за работу 15 000 - 50 000 руб. за проект. Если решите делегировать эту задачу на ассистента - получите плохой результат и потеряете сотрудника.
Делегировать все задачи можно постепенно, предварительно подготовив систему обучения и что самое важное при обоюдном желании обучаться, как с вашей стороны, так и со стороны вашего помощника.
Поэтому не стоит указывать в описании вакансии специфического ПО, для этого есть другие сотрудники. Это повысит количество откликов на вакансию.
Типовая ошибка №5
Не усложняйте людям жизнь на первых этапах, не просите многого. Никто не будет делать лишних действий при первом знакомстве
В конце каждой вакансии, работодатели, как правило, любят просить выполнить различные действия.
Как точно не нужно писать
- Напиши 3 самых больших своих достижения в жизни...
- Выполни тестовое задание...
- Напиши, какими из навыков обладаешь (то в чем ты себя считаешь профессионалом и готов этим заниматься 24/7) и каким бы хотел научиться...
- Какой продукт, производит бизнес ассистент (за что именно платят помощнику)...
- Что на твой взгляд обозначает, вовлеченность в процесс...
Рекомендации
Я настоятельно рекомендую уйти от такого решения, т.к. оно сокращает кол-во откликов на вакансию. Лучше создайте небольшую Гугл-форму на 5-15 вопросов и отправляйте ссылку на неё в ответном сообщении на отклик. Можно разделить опрос на несколько блоков: личные данные, профессиональные навыки и дополнительная информация.
Таким образом вы получите только заинтересованных кандидатов, сможете узнать нужную о них информацию без прямого общения с ними и хранить все в одном месте.
Если подготовить шаблон сообщения на HH, можно свести время первичного отбора кандидатов до нескольких секунд. Просто нажимаете пригласить на телефонное интервью и кандидату отправляется ссылка на заполнение формы.
Наш сайт - Help Hunters