Кипы не разобранных бумаг, просрочки, акты теряются, а менеджеры пожимают плечами. Сегодня мы поговорим о том, как выявить самые опасные признаки хаоса в тендерном отделе и их решении.
1. Отпуск - это мечта. Несбыточная.
Если вы не бываете в отпуске из-за страха делегировать задачи на других сотрудников и взваливать на них груз ответственности, то скорее всего пора задуматься о бизнес-процессах в вашей компании.
Причина такого недоверия и страха заключается, как правило, в том, что сотрудники не осведомлены нужным объемом информации о текущих проектах, задачах, проблемах и т.д. При этом нет никакого взаимодействиями между коллегами.
Как решить данную проблему?
Планерки, совещания, мозговые штурмы, тимбилдинг и многое другое. Вариантов масса, но самое главное - нужно держать команду в курсе дел. На начальном этапе будет достаточно проведения ежедневных мини-планерок и крупных раз в неделю.
Так вы сможете привлечь каждого к общему процессу. Общий чат также поможет быстрее взаимодействовать друг с другом.
2. ЧП и завалы постоянно
Авралы на работе не редкость, но постоянные проблемы в виде просрочки, недовольного клиента из-за ошибки сотрудника или внешних факторов, не являются нормой. Если вы не можете расслабиться хотя бы на пару дней без каких-либо сюрпризов, то пора задуматься об источнике проблем.
Может где-то вас подводит техническая сторона или недобросовестный персонал, необходимо выявить причину и наладить работу отдела.
Как решить данную проблему?
В первую очередь, нужно полюбить планирование и оценку рисков. Самый простой SWOT-анализ поможет вам изучить свои слабые и сильные стороны, подготовив вас тем самым к любой ситуации. Без стратегического подхода сейчас ведение бизнеса практически невозможно.
3. У менеджеров разные системы для ведения дел
Из-за отсутствия единой системы для работы в отделе вы рискуете тем, что когда кто-то уйдет в отпуск или заболеет, никто не сможет его заменить. Ведь как передать задачи, которые хранятся где-то в облаке или папке на личном компьютере. Безусловно, сейчас редко встретишь компании без CRM, но тендерные отделы страдают именно от некачественного построения процессов и ведения документации.
От этого и исходит большинство проблем.
Как решить данную проблему?
Для структуризации и порядка работы в тендерном отделе необходимо предоставить всем сотрудникам единую систему. Если вы упорно продолжаете искать тендеры вручную на ЕИС и других площадках, то заведите простую CRM или хотя бы общее облако со всеми данными и задачами.
Проще же всего, воспользоваться готовым инструментом, который объединяет в себе всё для нормальной работы отдела и вашего контроля. В системе "Тендерплан" вы легко сможете добавить всех сотрудников в систему, назначать ответственных, вместе искать и обрабатывать тендеры, анализировать заказчиков и избегать потенциально не надежных.
Попробовать "Тендерплан" бесплатно 14 дней!
4. Постоянные просрочки и пропуски интересных тендеров
Когда вы работаете с огромным количеством документов, людей, заказчиков, не сложно что-то забыть или упустить из виду. Человеческий фактор нельзя исключать, но постоянство таких ситуаций крайне негативно скажется на вашей репутации и кошельке.
Пропустили интересный тендер из-за не увиденного письма на почте? Не успели вовремя подать заявку из-за разницы во времени? Такие ошибки нужно искоренять!
Как решить данную проблему?
Здесь единственно верное решение - ввести устав постановки и контроля исполнения задач. Как только свод правил будет создан и озвучен, ему начнут следовать. Так вы упорядочите весь бардак, что копится в одном из самом нагруженном отделе.
А как только вы определили порядок исполнения и контроля всех задач, смело можно их применять в действии! В Тендерплане вы легко можете распределять все задачи в календаре, настраивать уведомления и быть в курсе всегда в нужный момент! Также, в системе учитывается разница во времени, вы точно не пропустите подачу заявки или проведение тендера.
Попробовать "Тендерплан" бесплатно 14 дней!
5. Этап участия - загадка
Частая проблема при большом объеме данных, на каком этапе тот или иной тендер. Подача документов или изучение? Участвуем или отказываемся? Сложно контролировать всё, но в определенных ситуациях иногда необходимо срочно узнать актуальную информацию по тому или иному тендеру, а без ответственного сотрудника это невозможно. Не приятно, согласитесь.
Как решить данную проблему?
В Тендерплане за каждым ответственным закрепляются соответствующие тендеры, при этом, вы можете создать нужные вам папки с соответствующими названиями и перемещать тендеры для актуализации данных. Таким образом, вы 24/7 из любой точки мира будете иметь доступ ко всей интересующей вас информации.
Попробовать "Тендерплан" бесплатно 14 дней!
Идеально отстроить бизнес-процессы непросто. Но большую часть проблем можно решить, добавив весь свой отдел в Тендерплан.
Вы сможете оперативно получать всю необходимую информацию, за секунду находить данные о тендере, знать, чем заняты сотрудники, и оценивать, насколько эффективно идёт работа!