Работаете финансовым аналитиком, бухгалтером, руководителем проектов или просто хотите оптимизировать свое рабочее время при работе с цифрами и отчетами? Обязательно прочитайте эту статью.
Мы живем в удивительное время: нам доступны инструменты, с помощью которых можно автоматизировать очень многие процессы в жизни и работе. Каких-то 20 лет назад наши коллеги о таком и мечтать не могли. А мы зачастую знаем, но не используем все возможности.
Скорее всего, почти все инструменты из этой статьи вам знакомы. Но вы могли и не подозревать, как и для чего их можно использовать. А GeekBrains подскажет! Никогда не поздно учиться новому.
1. MS Excel
Большинство из нас используют эту программу для каких-то простых расчетов и создания таблиц. Excel — это еще и отличный инструмент для обработки больших массивов данных и оптимизации работу целых отделов. Многие об этом знают, но не умеют пользоваться. А могли бы сильно облегчить себе жизнь.
Вот вам небольшой чек-лист, отметьте мысленно опции, которыми постоянно пользуетесь в работе:
- комбинированные формулы и функции;
- импорт/экспорт данных из других файлов и источников;
- составление прогнозов на основе имеющихся данных;
- настройка фильтров от двух условий и больше;
- визуализация данных с помощью разных типов диаграмм;
- работа с надстройкой Power Query.
Ну что, сколько баллов набрали? Если больше половины, то вы просто гуру Excel. А если 0-3, ничего страшного: мы расскажем, как это можно исправить.
С помощью перечисленных выше функций можно сократить время на создание отчета в несколько раз. Или построить прогноз продажи огурцов с учетом сезонности и покорить своим докладом коллег.
Если это вас не убедило, зайдите на сайт поиска работы и посмотрите любую вакансию в сфере финансов, маркетинга или IT. В большинстве из них «Хорошее знание Excel» — это либо плюс для кандидата и его зарплаты, либо необходимое требование.
2. MS Power Point
Наш второй хороший друг и помощник из «офиса».
Excel + Power Point — отличный тандем. Почему? Потому что хватит уже сдавать скучные отчеты в формате табличек, в которых нужно сидеть и долго разбираться, причем без каких-либо комментариев. Либо с комментариями в каком-то отдельном файле, что максимально усложняет восприятие информации.
Делаем свои любимые таблички, оптимизируем их с помощью крутых навыков в Excel, а потом для этих табличек делаем красивые графики и диаграммы в Power Point. И там же пишем комментарии.
Визуализация — наше все. Так уж устроен человек: большинству из нас проще воспринимать какие-либо данные именно в визуальном формате, чем в цифрах. Это быстрее, это понятнее, это нагляднее.
Вашему начальнику не надо пытаться разбираться в табличках. Наверное, он все равно будет это делать, но наличие отчета в формате Excel очень сэкономит ему время (и нервы). Он откроет презентацию и сразу увидит на слайде эту заветную разницу между столбиками «План» и «Факт» по реализации огурцов.
3. 1С
Есть ли еще бухгалтеры и финансисты, которые обходятся в работе без этой программы? Альтернатив в России особо нет (Excel не считается), но разработки фирмы 1С сильно упростили жизнь не только тем, кто работает с цифрами. 1С: Бухгалтерия, 1С: Документооборот, 1С: Торговля и другие сервисы ежедневно помогают сократить количество ошибок при сложных расчетах, быстрее сводить дебет с кредитом и избавиться от огромных шкафов с бумажными документами.
У фирмы 1С есть много подразделений и франчайзи, которые занимаются технической поддержкой программ и обучением бухгалтеров по работе с ними. Круто, что разработчик позаботился о важном факторе: многие бухгалтеры — это люди 40+, которые долгое время считали все в экселе или на калькуляторе (кто-то застал и счеты в советские времена).
Если же вы работаете в этой сфере не так давно и в целом привыкли пользоваться разными программами для упрощения расчетов, с 1С вам будет разобраться не так сложно.
4. SAP
SAP — это автоматизированный комплекс, который создает общее информационное пространство на базе компании. С помощью него можно более эффективно планировать ресурсы и все рабочие процессы.
Этот современный софт пока внедряют, в основном, крупные предприятия. Хотя и средний бизнес начинает к нему присматриваться. Вот он, настоящий конкурент 1С, которого многие ждали.
Структура SAP позволяет пользователю с удобством объединять ключевые решения втаких сферах как:
- бухгалтерский учет и составление отчетности – вы можете отмечать все затраты, управлять средствами и заказами;
- логистика – можно заниматься планированием, сбытом и стратегическим управлением сразу, включая оформление счетов, осуществление прямых продаж и регулярные отгрузки товаров.
Как именно комплекс решений SAP помогает бухгалтеру и финансовому аналитику:
- автоматизирует работу специалиста;
- упрощает торговые и складские операции;
- облегчает учет кадров, финансов, акций и других активов;
- модернизирует логистику;
- формирует максимально наглядные зарплатные графики.
5. Google Диск
Последний (но не менее полезный, чем другие) инструмент в нашем списке — Google Диск.
Удивительно, что еще не все в работе используют это облачное хранилище и кладезь полезных сервисов.
Вы можете создать папку, поделиться доступом к ней со своими коллегами и начальством и загружать туда все необходимые документы. А еще лучше — создавать их непосредственно там.
Наши любимые сервисы — Google Таблицы (онлайн-аналог Excel) и Google Документы (онлайн-аналог Word).
Основные плюсы работы с онлайн-форматами:
- Вам не нужно переживать о том, что многочасовой труд не сохранится по случайности или из-за скачков электричества: файлы в Google Drive обновляются и сохраняются после каждого изменения в режиме реального времени.
- Можно работать с документами вместе с коллегами, даже одновременно. Например, в Google Docs кто-то может оставлять вам комментарии и дописывать свои обоснования к отчету. А в Google Sheets вы можете создать таблицу с формулами, и при внесении кем-то новых данных все будет автоматически пересчитываться.
- Не нужно сохранять кучу версий одного и того же документа на компьютере, бояться его потерять или занимать место. Не нужно переживать, что вы забыли с домашнего компьютера перекинуть документ через почту на рабочий. Файлы Google Drive доступны в любое время и с любого устройства, где вы залогинились через свой аккаунт.
Многие из инструментов, о которых мы рассказали, полезны в любой сфере. Но особенно — для финансовых аналитиков, которым важно автоматизировать процессы и иметь быстрый доступ ко всем расчетам и отчетам.
Если какими-то из них вы не умеете пользоваться — не беда! Этому можно научиться. Например, на курсе по финансовой аналитике от GeekBrains учат работать со всеми инструментами и сервисами, необходимыми хорошему финансисту.
А также на курсе расскажут, как:
- Анализировать финансовые показатели деятельности компании;
- Разрабатывать финансовые модели;
- Проводить мероприятия, направленные на обеспечение эффективной финансовой деятельности организации;
- Строить текущие финансовые планы компании, прогнозировать балансы и бюджеты денежных средств;
- Разрабатывать методы регулирования финансовых результатов деятельности компании;
- Проводить оперативный анализ финансовой отчетности.
Если после прочтения этой статьи вы задумались о профессии финансового аналитика или просто хотите прокачать соответствующие навыки, листайте дальше. Вы попадете на сайт GeekBrains, где сможете зарегистрироваться на бесплатный вебинар, который пройдет 19 января.
На вебинаре расскажут о навыках, необходимых финансовому аналитику, о самой работе и возможных карьерных путях.