На своих семинарах по тайм-менеджменту я предлагаю участникам подумать, от чего бы они могли отказаться в своей жизни. Печально, но чаще всего называются совещания. Когда начинаем разбирать детально, оказывается, что участников занятий раздражает не сам факт существования совещаний, а неопределенность повестки, поведение коллег, время и порядок проведения.
Недавно я читал книгу об одном судебном процессе, имевшем место в Калифорнии в самом начале 1970-х годов. Автор — заместитель окружного прокурора — детально и со знанием дела описывает подробности процедур. И я обнаружил, что принятые в уголовном суде США правила прекрасно корреспондируются с порядком проведения обычных, мирных совещаний — по-настоящему эффективных!
1.
Все сведения, имеющиеся у обвинения, должны быть своевременно доступны для защиты. У защиты есть доступ ко всем документам, подшитым в дело. И после начала процесса добавлять можно только ту информацию, которая стала известна обвинению после этого момента.
Действительно, необходимо, чтобы документы, которые предстоит обсуждать, заблаговременно рассылались всем участникам совещания. И я считаю, что нужно запрещать вносить в них изменения после рассылки (конечно, за исключением случаев, когда выявляются принципиальные ошибки или всплывают сведения, заставляющие изменить отношение к рассматриваемым вопросам).
Это проявление уважения к участникам встречи и их времени. Когда люди не понимают, зачем они собрались, или обнаруживают, что до начала совещания не обладали всей необходимой информацией, они теряют время на уяснение деталей и начинают фокусироваться на мелочах вместо того, чтобы рассматривать картину в целом.
2.
Допрос проходит в несколько стадий. При прямом допросе сторона, представившая свидетеля, своими вопросами помогает ему изложить показания с теми деталями, в которых эта сторона заинтересована. Затем, при перекрестном допросе, представитель противной стороны пытается сбить свидетеля или истолковать его показания в нужном ей ключе, открыть дополнительные сведения, способные вызвать сомнения в словах свидетеля в целом. После этого наступает время повторного прямого допроса, в ходе которого первая сторона может отчасти сгладить нанесенный ущерб или прояснить возникшие неясности. Но. При этом допускается оперировать только той информацией, которая была оглашена на предыдущих стадиях допроса. Новые темы поднимать нельзя.
Этот подход защищает от попыток недобросовестных участников процесса затягивать его до бесконечности, постоянно вытаскивая из рукава все новые и новые подробности. Так и на совещаниях: необходимо определить точку, после которой предъявление новых аргументов запрещено. Правило можно нарушить, только если кому-то пришла в голову гениальная идея — здравый смысл никто не отменял, а гениальных идей много не бывает!
3.
Стороны в процессе постоянно опротестовывают слова и действия конкурентов, апеллируя к судье. Судья выслушивает эти протесты и принимает по ним свои решения, обязательные к выполнению. Например, если судья решил, что что-то не имеет отношения к делу, то всем приходится с этим смириться.
Наличие человека, который может накладывать вето на использование определенных аргументов или прекращать обсуждение, теряющее связь с реальностью – бесценно. Человек, который ведет совещание, должен быть достаточно авторитетен, чтобы сказанного им слова «Стоп!» было достаточно для всех. Это поможет не погрязнуть в обсуждении заведомой глупости или мелочах.
4.
Виновность подсудимых и наказание, которого они заслуживают, определяется присяжными на двух отдельных обсуждениях. То есть сперва они решают, виновны ли обвиняемые, и только придя к согласию в этом вопросе переходят к определению того, что им будет за их злодеяния.
Структурируйте повестку и ограничивайте количество тем. Последовательное обсуждение связанных тем, особенно если актуальность второго вопроса напрямую связана с решением по первому, помогает дважды сэкономить время – первое обсуждение проходит более целенаправленно, а второго вообще может и не быть.
Я не юрист, так что вполне могу ошибаться в своих трактовках калифорнийских законов. Да и сами законы уже могли измениться. Но я уверен, что в отношении совещаний описанные идеи можно применять с большой пользой!
