Так уж получилось, что среди моих талантов и профессиональных предпочтений нет ничего, что могло бы сделать из меня толкового администратора. То есть, я обладатель хороших (нескромно) аналитических способностей, я могу составить детальный и вариативный график работ, разработать отличную систему отчетности и выстроить последовательный и эффективный план коммуникаций. Но делать это в течение всего проекта?! Это не для меня! Мой график работ теряет актуальность, отчетность от команды перестает поступать и обрабатываться, качество организации встреч и интервью снижаются. Поэтому я на раннем этапе понял - мне нужен второй пилот! Человек, который будет дополнять меня и закрывать своими талантами мою безалаберность. И мне очень повезло, что природа обделила меня, и у меня не осталось выбора. Многие руководители проектов, чья степень педантичности выше моей, совмещают функции руководителя проекта и администратора. Я хочу, чтобы вы избежали этой ошибки.
Современную систему управления проектами отличает высокая степень формализации. Даже итерационные системы на основе Agile предполагают появление большого количества документов: уставы, планы, отчетность, презентации для заказчика и заинтересованных сторон. И относиться к этим документам нужно с пониманием: это не бюрократическая никчемность, а действительно важный инструмент эффективного управления. Потому нужно принять: хороший проект = хорошая проектная документация. Проверьте меня, возьмите любой успешный проект и оцените его с точки зрения качества ведения документации. Вы увидите, за ним точно лежит пол тонны качественно оформленной бумаги. Или несколько гигабайт структурированных mpp, docx, xlsx и им подобных. Так вот, когда руководитель проекта пытается совместить в себе функции руководителя и администратора, то это обязательно сказывается на качестве реализации проекта: падает контроль, ухудшаются коммуникации, затягиваются сроки.
Вам может казаться, что у вас получается совмещать, но попробуйте найти второго пилота и моментально почувствуете, как ваш самолет отрывается от земли.
Даже если проект небольшой, найдите в компании или за ее пределами человека, который возьмет на себя:
- актуализацию графика работ;
- мониторинг стоимости и основных KPI;
- организацию коммуникации: совещаний и интервью;
- сопровождение формальных процедур: согласование утверждение документов и т.д;
- координацию команды в рамках согласованных работ.
Администратор может быть занят в проекте не на 100%, но он должен быть.
Важно! Ошибка, которую допускают многие – администратор не может быть тупым исполнителем, это не писарчук, бездумно исполняющий задания. Не выбирайте его из самых незанятых и некомпетентных сотрудников. Администратор – это полноценный второй пилот. Человек, ориентирующийся в специфике проекта, обладающий лидерскими качествами и глубоко понимающий проектный менеджмент. Поэтому подходите к его выбору очень внимательно. И да прибудет с вами Его Величество Результат!
Александр Попов
Наш канал на Яндекс.Дзен поможет вам привнести в ваш бизнес мощную профессиональную компетенцию - Управление проектами.
Подписывайтесь и жмите "Нравится"!