Чтобы выбрать онлайн-бухгалтерию, нужно несколько дней, а то и недель. Это неудобно. Но в будущем эти несколько дней (или недель) сэкономят деньги, а то и уберегут компанию от банкротства.
Но прежде, чем выбирать онлайн-бухгалтерию, прочитайте несколько историй.
История первая. Рождение и смерть одного предприятия
В 2005 году Марк выпустился из воронежского университета и начал торговать стройматериалами. Бизнес пошёл хорошо: отец друга был соучредителем местного строительного рынка и познакомил Марка с собственниками самых крупных павильонов на рынке.
Марк начал поставлять на рынок обрезную доску и брус, из которого тамошние умельцы делали плинтус и стеновые панели. Дерево брал с областной лесопилки, которая без его заказов загнулась бы.
Друг вёл бухгалтерию, Марк был директором и единственным работником — больше работников в его ООО не было.
Оборот рос. Через год Марк позволил себе Ford Focus, а ещё через год купил двушку в спальном районе, куда и въехал со своей девушкой. Друг купил джип Ford Explorer и переехал в коттедж. Марк считал, что этот достаток имел семейную природу — отец друга руководил каким-то комитетом в областной администрации и вообще жил хорошо.
После трёх лет работы камеральная проверка налоговой инспекции выявила, что почти вся выручка ООО Марка была обналичена. Друг, который даже не был оформлен официально, выдавал деньги себе и Марку «в подотчет» и «на заработную плату».
По счетам проходили расчёты лишь с некоторыми покупателями и всё это время фирма платила налоги с меньших сумм, чем зарабатывала на самом деле. Марк ещё удивлялся, что налоги не так уж и душат бизнес, как говорили вокруг.
Дело передали в суд, ООО признали банкротом, с лесопилкой и другими кредиторами рассчитаться не удалось. Бизнес загнулся. Марк думает, что от уголовного преследования его спас 2008-й год, когда обанкротилось огромное количество других компаний, и его дело просто потерялось на их фоне.
Марк переехал в Москву и устроился на работу в крупный строительный холдинг. Отношения со своим бывшим другом и бухгалтером не поддерживает.
Что делать, чтобы эта история не повторилась:
- устраивать бухгалтера на работу официально
- проводить аудит бухгалтерской отчётности независимой компаниейлибо
- использовать облачную бухгалтерию, либо бухгалтерию на аутсорсе
История вторая, короткая, с хэппи-эндом для фирмы
Ирина устроилась бухгалтером в кафе через Хэдхантер. По доброте душевной она постоянно перекрывала поварам и барменам недостачи. За год накопилось почти 300 тысяч рублей.
Бухучёт вёлся в 1С, а в этой системе никто кроме бухгалтера не понимал. Собственник недоумевал где маржа и постоянно брал кредиты, чтобы закрыть кассовые разрывы.
Сколько верёвочке не виться и однажды он в тайне от бухгалтера пригласил аудитора. Аудитор выгрузил отчётность из 1С и в течение двух дней нашёл все сомнительные операции.
Ирину поставили перед выбором: компенсировать убытки или стать ответчицей по уголовному делу за растрату. Она продала свой Пежо 306 и закрыла задолженность.
Для компании дело кончилось благополучно.
Что делать, чтобы история не повторилась:
- аудиторовать отчётностьлибо
- вести бухгалтерию в облачном сервисе
История третья, на максималках. Бухгалтер с доступом к ЭЦП директора способен творить чудеса
Организация, о котором идёт речь, участвовала государственных тендерах. На тендерных площадках хранились задатки. Тендеры шли своим чередом, задатки снимались и возвращались на задатковые счета по мере того, как организация участвовала в тендерах.
Бухгалтер контролировал, чтобы на задатковом счёте всегда была необходимая сумма, и пополнял счёт, когда остаток снижался. Для удобства работы директор доверил бухгалтеру свою электронно-цифровую подпись. Ну так ведь быстрее: сам увидел недостаток средств — пополнил. Для этого даже кредитную линию в обслуживающем банке открыли.
Но в момент, когда на задатковом счете организации скопилось 8 млн. рублей., бухгалтер похитил эти средства и скрылся. Это был промежуток между крупными тендерами и если бы не исчезновение бухгалтера, ещё неизвестно, когда обнаружилась бы недостача.
Сейчас бухгалтер находится в розыске, но, как известно из анекдота, хорошего бухгалтера найти нелегко.
Что сделать, чтобы этого не произошло:
- контролировать и разделять доступ к ЭЦП, чтобы избежать попадания ключей в одни руки
- если ключи скомпрометированы, заводить новые (даже при подозрении на компрометацию)
- использовать онлайн-бухгалтерию для учёта стандартных операций и контролировать счёт тендерных операций лично
А теперь давайте разбираться, чем хороша онлайн-бухгалтерия
Короткий ответ в таблице:
Неужели онлайн-бухгалтерия идеальна и не даёт сбоев?
Увы, любые технологии несовершенны и у любого сервиса есть огрехи.
Нужно помнить, что онлайн-бухгалтерия — это сервис для сдачи отчётности и оплаты налогов на основе самостоятельно ведущегося учёта. Ключевое слово — самостоятельно. Не будет учёта — не будет отчётности. Будет неправильный учёт — неправильно сформируется отчётность.
«Онлайн-бухгалтерия не может напортачить, если всё отображается в соответствии с законодательством и в корректные сроки»
Например, налоги считаются на основе данных, помеченных как «выручка».
Отчётность автоматически строится к нужным датам, но на кнопку «Отправить» должен нажать бухгалтер или тот, кто отвечает за бухгалтерию. Можно настроить уведомления и получать на почту или в смс напоминания о сроках отправки очередной формы или налога.
Если пропустить задачи, тогда отчётность действительно будет сдана не вовремя.
Также нужно сказать, что для предприятий разных форм собственности есть разные нюансы для ведения бухгалтерской отчетности. Например, МФО не могут применять упрощенные методы ведения бухгалтерского учета. У компаний с тяжелыми и вредными условиями труда есть дополнительные тарифы по страховым взносам на травматизм — их может не быть в онлайн-бухгалтерии.
Есть сложности для компаний, в которых часть сотрудников заняты в льготной деятельности, а остальные заняты в другой льготной деятельности или деятельности без льгот.
Нужно разбираться, подходит ли онлайн-бухгалтерия для решения именно ваших задач.
Сейчас не надо, но если захотите попробовать
— попробуйте онлайн-бухгалтерию Делобанка.
Сервис сам рассчитает платежи, создаст платежки и напомнит заплатить в срок. Вам будет достаточно нажать на кнопку «Готово».
Вот почему имеет смысл попробовать:
- стоимость от 5800 в год (это 480 руб. в месяц и дешевле, чем у основных конкурентов)
- бесплатные консультации по оформлению отчётов
- более 200 форм нетиповых документов
- интеграция с системой Склад
- подходит ИП и ООО с работниками и без
- подходит компаниям на УСН и ОСНО
Чтобы подключить сервис, понадобится счёт в Делобанке. Обороты переводить не обязательно — достаточно просто открыть счёт. Подключите сервис и будете видеть обороты своей компании во всех банках в личном кабинете Делобанка.
Оставьте контакты на этой странице — и специалисты помогут вам открыть счёт и подключить онлайн-бухгалтерию.
Тестируйте сервис бесплатно 3 месяца после подключения. Если не понравится — отключите.
Когда вместо тонн отчётности нажимаешь одну кнопку «Готово» — это приятно. Не верьте — проверьте.
Алексей Березовой
___________________
Подпишитесь на наш канал в Дзене, чтобы первым получать лайфхаки для бизнеса!