Новая работа — всегда стресс. Команда, задачи, корпоративная культура — всё ещё незнакомо и пугающе, даже если это долгожданная должность. А выходить в роли руководителя на новое место — вдвойне волнительно.
Помимо того, что предстоит управлять новыми задачами, нужно ещё и стать авторитетом в незнакомом коллективе. Возникает много вопросов: как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.
Сергей Шульга, Ex-HRD ВКонтакте и бизнес-консультант в статье для блога Нетологии описал шаги, которые помогут организовать рабочие процессы, взаимодействие с новой командой и понять обстановку, в которой предстоит работать.
Делимся с вами самым главным.
📍 Шаг 1. Обозначьте и согласуйте цели с начальством
До первого рабочего дня
Запросите у вашего руководителя:
- что он хочет получить от вас и вашего отдела;
- в какие сроки;
- какими критериями будет измеряться результат.
Зафиксируйте все договорённости в письме или чате. Это нужно для прозрачности отношений. Это важно сделать ещё до начала работы, так как потом вас затянут другие процессы и текучка. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи.
Зачем? Если этого не сделать, с вас могут спросить то, что не обсуждалось. Это недопонимание самая частая причина увольнений за последние годы.
🤝 Шаг 2. Познакомьтесь с командой
Узнайте, кто и за что отвечает
Это один из важнейших шагов. Во-первых, вы будете проводить большую часть дня с этими людьми. Во-вторых, от работы и настроения команды будет зависеть результат вашей работы. Поэтому мы посвятили работе с командой целый модуль в курсе Soft Skills для руководителя.
На встрече с командой нужно:
- Рассказать о себе: как пришли к этой должности и какие у вас планы в новой компании.
- По возможности провести личные встречи с каждым членом команды: если она большая, можно ограничиться руководителями и лидерами поздразделений.
- Узнать у каждого сотрудника:
- какие задачи решает;
- что нравится и не нравится в его задачах;
- что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
- какие проблемы видит в команде;
- какие сложности видит в компании в целом;
- чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
- немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.
Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, А также, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.
Зачем? Без встречи и понимания, зачем вы здесь, команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и мотивации.
👤 Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов
Поймите внутреннее устройство компании
Информацию о главных лицах компании обычно хранят на корпоративных порталах и во внутренних базах. Но их изучение не даст такой глубокой картины, как личные встречи. Благодаря встречам с руководителями, вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.
Зачем? Не познакомившись с коллегами и не узнав друг друга ближе, есть риск, что в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.
🚀 Шаг 4. Сформируйте стратегию
Напишите поэтапный план для реализации рабочих целей
К этом шагу предполагается, что вы уже собрали информацию:
- какие задачи стоят перед вами и вашей командой;
- кто у вас в команде, зоны роста;
- как устроены процессы в компании, проблемные места;
- как взаимодействуют руководители отделов.
Теперь из собранной информации нужно сформировать стратегию: выделить второстепенные и глобальные задачи, разделить их на цели и определить сроки реализации.
Зачем? Чтобы убедиться, что вы правильно поняли структуру работы, внести корректировки, если это требуется, — стратегию лучше защитить перед руководством. Затем, чтобы показать общую картину происходящего, какие есть задачи и куда они должны привести — план нужно презентовать команде.
🗳 Шаг 5. Распределите задачи внутри команды
Создайте новую структуру отдела
На основе стратегии нужно понять:
- какие задачи нужно распределить между сотрудниками;
- кого из команды перевести на другую роль при необходимости и наличии компетенций;
- каких специалистов нужно ещё найти.
Зачем? Если вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риск, что кто-то из сотрудников будет перегружен, а кто-то — пинать балду. Такие сотрудники могут быстро перегореть или заскучать, и уйти.
🙌 Шаг 6. Организуйте регулярные встречи
Следите за рабочим настроением сотрудников
Если их не было — введите этот «стандарт». Два эффективных формата: еженедельный командный статус и встречи один на один. Далее смотрите, что более предпочтительно для ваших коллег и меняйте формат.
- Еженедельный статус. Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с руководителями подразделений, где каждый делится статусом по текущим задачам: что из задач в работе, что уже сделано, что мешает реализации.
- Личные встречи. Раз в две недели общайтесь с сотрудниками один на один, и обсуждайте всё, что накипело: какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться.
Зачем? Статусы и встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.
✔️ Шаг 7. Выберите систему управления задачами
Чтобы создать прозрачность работы
Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно и не показывает действительный статус. Систем управления задачами множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike, Trello и многие другие.
Зачем? В этих сервисах удобно детализировать задачи, сроки, ответственных членов команд и всегда быть в курсе того, насколько загружен тот или иной сотрудник, а также насколько он справляется со своими задачами
Заключение
Рекомендаций для вхождения руководителя в должность много, но для начала важно начать именно с описанных выше, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно, как для бизнеса, так и для новой команды. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой.
Чтобы быстрее «нырнуть» в новую команду, нужно быть не только хорошим специалистом в своей области, но и иметь управленческие навыки. Мы создали курс «Soft Skills для руководителя», в котором обучаем лидеров, рассказываем как построить эффективную команду, и делимся приёмами, которые позволяют расти даже на руководящих должностях.