Документооборот во всех сферах управления бизнесом с каждым годом все больше «уходит в виртуальность». Не исключение в этом смысле — и работа с персоналом. Рассмотрим, какие кадровые документы можно, а какие — уже необходимо вести в электронном виде в 2020 году.
Электронные СНИЛС
С апреля 2019 ПФР начал выдавать информацию о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС) в виде электронных документов. Соответствующие изменения были внесены в пенсионное законодательство законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ.
Все граждане, которые оформляют СНИЛС впервые, теперь получают его только в виде электронного документа. Однако совсем без «бумажек» не обойдется: в отделении ПФР застрахованном лицу выдадут справку, подтверждающую регистрацию, по форме АДИ-РЕГ (постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п).
Работнику, который только начинает трудовую деятельность, СНИЛС обычно оформляет его первый работодатель. Необходимые для этого документы остались теми же: бизнесмен должен сдать в отделение ПФР подписанную работником форму АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1.
Однако привычные всем зеленые карточки никуда не исчезнут. Массовой замены бумажных СНИЛС на электронные не будет. При заключении трудового договора работодатель обязан принять у работника информацию о СНИЛС в любом из форматов: как обычную карточку, так и справку об электронной регистрации (ст. 65 ТК РФ).
Любой владелец карточки СНИЛС имеет право добровольно заменить ее на электронный документ. Это можно сделать на портале «Госуслуги», а также обратившись лично в МФЦ, либо в отделение ПФР. При порче или утрате карточки СНИЛС вместо нее также будет выдано электронное свидетельство.
Номер лицевого счета при переоформлении СНИЛС в электронный формат не изменится.
Электронные трудовые книжки и новые формы отчетности
При упоминании термина «электронная трудовая книжка» можно подумать, что для каждого сотрудника заведут специальный файл, который будет храниться на флешке в отделе кадров или на сервере компании.
Но это не так. Теперь все сведения о трудовой деятельности будут сразу попадать в базу ПФР и храниться там. Обязанность работодателя формировать эти данные в электронном виде предусмотрена новой статьей 66.1 ТК РФ. Бизнесмены должны будут регулярно предоставлять в ПФР информацию обо всех изменениях в кадровом составе. Для этого с 2020 года введен новый отчет – СЗВ-ТД.
Форма отчета утверждена постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п и включает в себя:
- Сведения о работодателе: наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР.
- ФИО и СНИЛС сотрудника.
- Сведения о трудовой деятельности:
— прием сотрудника на работу;
— трудовая функция;
— перевод на другую постоянную работу;
— увольнение;
— реквизиты приказов о кадровых перемещениях.
- Выбор работника между электронной и бумажной трудовой книжкой.
- Запрос работника на предоставление сведений о трудовой деятельности.
Отчет нужно сдавать в электронном виде, если численность работников превышает 25 человек. Небольшие компании с меньшей численностью могут воспользоваться бумажным форматом.
Сроки сдачи СЗВ-ТД зависят от года. В течение «переходного» 2020 года форму нужно сдавать ежемесячно, до 15 числа, если в текущем месяце были перечисленные выше в п. 3 — 5 события. Если же никаких «движений» по кадрам в прошедшем месяце не было, то СЗВ-ТД можно не сдавать.
С 2021 года требования ужесточатся. О приеме на работу и увольнении необходимо будет дать информацию в ПФР не позднее следующего рабочего дня. А про переводы на другую работу, выбор варианта использования трудовой книжки и выдачу выписок можно будет отчитываться по-прежнему – до 15 числа следующего месяца.
До 15.02.2021 СЗВ-ТД придется сдать всем, даже если не было кадровых перемещений. Не позднее этой даты каждому работодателю необходимо предоставить сведения о трудовой деятельности всех его сотрудников по состоянию на 01.01.2020 (п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
Кроме СЗВ-ТД, с 2020 года вводятся новые бланки СТД-Р и СТД-ПФР.
По форме СТД-Р работодатель должен предоставлять сотруднику сведения об его трудовой деятельности:
— в любое время в течение трех рабочих дней после запроса;
— в день увольнения.
Также работник сможет получить выписку о своем трудовом стаже по форме СТД-ПФР непосредственно в отделении ПФР, либо через МФЦ или портал «Госуслуги».
Форматы СТД-Р и СТД-ПФР пока не утверждены, но в целом они содержат ту же информацию, что и отчет СЗВ-ТД. Проекты этих двух форм размещены на сайте ПФР.
Санкции за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек
Когда в 2016 году ввели новую форму СЗВ-М, то за нарушения порядка ее сдачи были предусмотрены особые санкции – 500 рублей за каждого сотрудника, включенного в отчет.
По формам СЗВ-ТД и СТД-Р специальных мер наказания закон не предусматривает. За нарушения порядка их заполнения и сдачи работодатель или виновное лицо могут быть наказаны по «общетрудовой» статье 5.27 КоАП РФ. Максимальные санкции по ней (при повторном нарушении) достигают 20 тыс. руб. для должностного лица или ИП, либо 70 тыс. руб. – для организации.
Однако в настоящее время в Госдуме рассматривается законопроект № 748758-7. Если он будет принят без изменений, то наказание за нарушение порядка сдачи в ПФР формы СЗВ-ТД будет ограничено предупреждением.
Что же касается выдачи работнику формы СТД-Р, то эта операция, по сути, соответствует выдаче на руки «обычной» трудовой книжки. Поэтому здесь вряд ли будет какое-то смягчение санкций по сравнению с текущей версией статьи 5.27 КоАП.
Можно ли использовать бумажные трудовые книжки в 2021 году и далее
Работники имеют право сохранить привычные им трудовые книжки. Работодатель обязан до 01.07.2020 письменно уведомить работников об изменениях в законе и о том, что они имеют право оставить трудовую книжку в бумажном формате. Для этого сотруднику необходимо до 31.12.2020 подать работодателю соответствующее заявление.
Работники, которые откажутся от бумажных книжек, в январе 2021 года получат их на руки и далее работодатель уже не несет ответственность за эти документы.
Тем сотрудникам, которые захотят сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель в 2021 году и далее будет продолжать вносить в нее все положенные записи. Естественно, это не освобождает бизнесмена от необходимости включать сведения по этим работникам в СЗВ-ТД.
Работник, который использует бумажную трудовую книжку, может в любой момент отказаться от нее, написав заявление. А вот «обратного хода» не будет. Если сотрудник перешел на электронный формат, то он уже не может вернуться к «бумажному» варианту.
Также не будет выбора и у тех, кто только начнет работать в 2021 году или позднее. Информация об их трудовом стаже в любом случае будет формироваться только в электронном виде.
Работодатели обязаны принимать при оформлении новых сотрудников, как обычную трудовую книжку, так и выписку из электронной базы.
Вывод
В 2019-2020 году начался перевод в электронный формат двух важных кадровых документов – свидетельства СНИЛС и трудовой книжки.
Работники имеют право по своему выбору использовать каждый из этих документов в любом формате. А работодатели, начиная с 2020 года, обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронной базы ПФР.
