Возьмемся за проблему, которая актуальна для каждого владельца или руководителя компании — отслеживать статус проекта или всего бизнеса на основе данных, а не интуиции.
Задача
Мы хотим постоянно видеть, что происходит с бизнес-проектом: идет ли он по графику или отстает, как текущие затраты времени и денег соотносятся с планом.
Для оценки статуса проекта мы используем метрики:
- Плановый объем (PV, planned value)
- Освоенный объем (EV, earned value)
- Коэффициент отклонения по срокам (SV)
- Индекс выполнения сроков (SPI)
- Коэффициент отклонения по стоимости (CV)
- Индекс выполнения стоимости (CPI)
У нас внедрена система логирования, то есть все расходы точно и вовремя фиксируются. Используется один из трекеров: Jira, Redmine, YouGile, MS Project или Excel / Google таблицы.
Решение
На подготовку требуется 3–4 дня, а для получения актуального статуса проекта в любой момент — не более часа.
1. Подготовка: разработка шаблона для расчета метрик в Excel / Google таблицах
На стадии планирования бизнес-проекта мы оцениваем его бюджет, а также определяем плановый объем (PV) — стоимость произведенной части продукта к ключевым датам.
Например, бюджет — 1000 условных единиц. Проект разделен на 3 этапа. Если задачи выполняются равномерно, то один день каждого этапа добавляет 1000/(15 + 10 + 25) = 20 условных единиц к плановому объему.
2. Расчет актуального статуса проекта
Допустим, нам нужно получить статус проекта на 15 августа. Вот какие данные у нас есть:
Рассчитываем освоенный объем к 15 августа:
EV = 100%*300 + 80%*200 + 50%*500 = 300 + 160 + 250 = 710
Смотрим, каким предполагался плановый объем к 15 августа:
PV = 100%*300 + 100%*200 + (10/25)*500 = 300 + 200 + 200 = 700
Вычисляем коэффициент отклонения по срокам и индекс выполнения сроков:
SV = EV − PV = 710 − 700 = 10
SPI = EV/PV = 710/700 = 1,014
Создано на 10 единиц добавленной стоимости больше, чем планировалось. Идет опережение плановых сроков на 1,14%.
Аналогичным образом можно оценить статус бюджета.
Считаем текущие затраты по проекту:
AC = 400 + 200 + 200 = 800
Имеющиеся данные используем для расчета коэффициента отклонения по стоимости и индекса выполнения стоимости:
CV = EV − AC = 710 − 800 = −90
CPI = EV/AC = 710/800 = 0,88
Расходы превышают план на 90 единиц. На каждую вложенную единицу создается 0,88 единицы добавленной стоимости.
Вывод
На текущую дату бизнес-проект опережает график, но затраты больше плановых. Если тенденция сохранится, результат будет достигнут раньше срока, однако с превышением бюджета. Проектный менеджер должен определить причины отклонений от плана и внести соответствующие корректировки.
Результат
Когда статус бизнес-активностей прозрачен и может быть оценен на любом этапе — гораздо легче реализовывать проекты в рамках запланированных сроков и бюджетов. Это имеет позитивные следствия:
- Риски финансовых потерь снижаются, прибыль растет
- Планирование становится более точным, распределение ресурсов оптимизируется
- Улучшается репутация среди клиентов и партнеров
Вы хотите четко понимать, куда движется ваша компания, и принимать обоснованные решения с помощью анализа данных? Тогда прямо сейчас ловите момент, чтобы сделать первый шаг к Data Driven подходу и уже через несколько месяцев увидеть результаты его внедрения.
Скоро стартует новый поток курса
«Аналитика для руководителей и владельцев бизнеса»!
Назовите нашему консультанту промокод ДЗЕН
и получите скидку 50% от полной цены
(не суммируется с другими акциями).
Поставьте себе достижимую цель — поднять эффективность бизнеса, а мы снабдим вас современным работающим инструментарием.
Успехов!