Бухгалтерская программа подчиняется законом бухгалтерского учета, который жестко регламентируется законодательством, поэтому аналитические возможности для экономического анализа в специализированной программе очень сильно ограничены. Да, программу можно доработать, но это, во-первых, дорого, во-вторых, долго, а, в третьих, часто никто не знает как и что дорабатывать, какую задачу ставить программисту.
В бухгалтерской программе легко настроить, а чаше, всего уже есть возможность вывода данных в виде реестра. Так это выглядит в 1С:
Если просто вывести из бухгалтерского учета реестр продаж в виде простой таблицы, содержащий, дату, контрагента, номенклатуру и сумму, то может показаться, что работать с таким реестром сложно, особенно при большом количестве операций, так как данные не систематизированы. Но его можно доработать, для этого к таблице с выведенными данными добавляются новые столбцы. Например, контрагентам и товарам можно присвоить групповые признаки, продажи привязать к конкретным сотрудникам.
Сначала процесс будет достаточно трудоемким. Но, произведя группировку в excel и проанализировав данные при помощи сводных таблиц, у вас появится аналитический инструмент.
Если группировка понравится, то ее можно попробовать применить в учетной системе. В этом случае с технической стороной вопроса поможет программист, а, для эффективного применения на практике нужно разработать правила, по которым будут группироваться введенные ранее и новые контрагенты и номенклатуры. После доработки программы введенные признаки будут автоматически выводиться в реестре и отчете, и трудозатрат по доработке данных будет меньше.
По своему опыту, я рекомендую, вести реестр постоянно, даже если учет ведется в специализированной программе, и группировки происходят автоматически или разносятся при занесении первичной документации. Причины:
· с реестрами в Excel быстрее и удобнее работать по сравнению со стандартными отчетами бухгалтерского учета, так как у бухучета другие цели и, кроме того, реестр это лично ваш инструмент, который вы может сделать под себя;
· реестр позволяет быстро анализировать динамику и поднимать данные за любой период;
· при автоматическом разнесении или ручном вводе бухгалтера могут быть ошибки отнесения к группе, которые легче найти в Excel;
· группировки могут и должны меняться, так как меняетюся экономические условия, реестры позволяют обеспечить сопоставимость данных, для этого просто нужно добавить столбец с новой группировкой, а старую не удалять;
· если нужно смоделировать какую-то ситуацию, посмотреть, как бы она выглядела на данных предыдущего периода, в реестре вам только нужно добавить столбец с новым признаком и сформировать новый отчет;
· в реестре вы можете добавлять любой комментарий и делать любые дополнительные расчеты.
Если автоматизировать группировки на стадии ввода данных не получается, то для облегчения работы по присвоению признаков ежемесячно можно сделать дополнительную (вспомогательную) таблицу для сопоставления данных. Эта таблица состоит из 2-х столбцов:
1 столбец - значение выгружаемых данных, например, название номенклатуры или контрагента;
2столбец - соответствующий этому названию группировочный признак.
После того, как данные за новый месяц будут выгружены и добавлены в реестр, группировочные признаки подтягиваются в реестр при помощи функции ВПР. Если наименование контрагента или номенклатуры изменились или занесены впервые, то формула выдаст ошибку. Важно, чтобы одному названию соответствевовал только один признак, так как ВПР берет только первое по списку соответствие.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке
