По мере роста вашей компании вы, несомненно, будете испытывать дефицит ресурсов и времени. Хотите сделать больше операций с меньшими затратами, но не знаете, с чего начать?
Вот 5 простых рекомендаций по автоматизации наиболее часто повторяющихся элементов вашего процесса продаж с помощью CRM-системы. Автоматизация наиболее часто повторяющихся и рутинных операций позволяет высвободить время менеджеров для заключения сложных сделок и сосредоточиться на функциях, требующих большей квалификации.
- Ваши лиды (Leads), ваши правила. [распределение лидов (Leads) между менеджерами]
Без правильной автоматизации вы должны вручную назначить каждому новому лиду конкретного менеджера по продажам. Если вы получаете 100 лидов каждый день, это означает, что вы будете выполнять ту же задачу 100 раз! Допустим, вы тратите 3-4 минуты на распределение лида, получается, что на обработку всех лидов вы тратите минимум 350 минут в день (около 6 часов). То есть, как минимум, нужно выделить 1 человека на распределение запросов от потенциальных клиентов.
Автоматизируйте процесс распределения запросов раз и навсегда. Настройте правила, по которым запросы будут попадать для квалификации, далее в зависимости от собранной информации полученный запрос можно будет направить автоматически наиболее эффективному менеджеру, а на этап квалификации лида назначить новичка. Процесс квалификации также можно автоматизировать, например, после получения запроса, направить клиенту квалификационную анкету, но сложность квалификации будет завесить от ваших товаров и услуг, которые вы продаете.
Вы можете сегментировать потенциальных клиентов:
- по географическому принципу;
- каналу продаж;
- каналу обращения;
- маркетинговой кампании;
- размеру бизнеса клиента;
- его отраслевой принадлежности;
- по товару, который запрашивает клиент и т.д.
Вы сами можете с помощью Flexbby Sales настраивать интеллектуальные правила распределения запросов на основе квалификационной анкеты.
Как показывает практика, только 20% клиентов приносит 80% денег. Если правило Парето применить 2 раза, то 4% клиентов будет приносить 64% выручки. Задумайтесь, только 4% усилий продавцов приносит более 60% выручки.
- Прекратите усложнять, занимайтесь бизнесом. [приветственные письма]
Отправка 100 писем по новым лидам означает, что нужно составить эти 100 писем. Но если нужно просто скопировать и вставить тот же текст, и меняется только имя получателя, зачем одно и тоже делать 100 раз? Вы не создаете ничего нового — это просто повторение, дублирование и клонирование содержимого. Приложение Flexbby Sales освобождает вас от подобной чисто механической работы. Создайте шаблоны писем для ускорения процесса, и вы сможете привлечь еще 100 лидов в высвободившееся время. Создайте правило, по которому система автоматически будет высылать новому адресату (лиду) приветственное письмо определенного содержания. Так же вы можете настроить цепочки писем, которые автоматически отправляет система по определенным правилам в зависимости от данных в квалификационных анкетах. Эти правила вы можете определять и настраивать самостоятельно, анализировать, какие цепочки писем дают максимальный результат.
- Понимайте с полуслова. [развитие отношений с новым клиентом]
Для бизнеса жизненно важно не упустить новый лид, держать с ним связь. Если вы мастера в генерации лидов, но не обрабатываете их так же оперативно, то у вас не будет продаж. Когда вы ответите 50-му адресату в списке, скорее всего будет уже поздно: подавляющее большинство предпочитают обратиться в те компании, которые реагирует на их потребности быстрее всех.
С другой стороны, если вы заняты только развитием клиентов и не привлекаете новых, вскоре вы останетесь без клиентов. Итак, что нужно делать, если ваш бизнес растет, и ваши ресурсы ограничены? Как вы можете сосредоточиться на генерации лидов и последующую работу с ними?
Используйте настройки интерфейса и фильтры CRM системы для того, чтобы определить, какие сделки будут закрыты в этом месяце, какие требуют звонка или ответного письма, по каким лидам не было связи более 30 дней и т.п. Или лучше использовать настройки обработчиков Flexbby Parametric: когда система видит, что большая часть повседневных действий состоит из отправки электронной почты, обновления данных и создания заданий. Вы можете настроить автоматическую генерацию стандартных, коротких сообщений, которые вы обычно посылаете, таким образом вы будете реагировать на запросы от клиентов очень быстро. Вы также можете настроить напоминание о звонках и встречах в течение дня.
- Больше сделок, меньше времени [согласование условий сделки]
Если Вы не автоматизируете обработку запросов на скидку или заказы на покупку, сделки могут не состоятся, потому что информация не доходит оперативно до ваших менеджеров. В обработке запросов по крайней мере три этапа: создание задания, отправка менеджеру, ожидание в получении одобрения сделки. Но если вам надо закрыть сделку, зачем вам эти действия? Вам нужно встроить в процесс вашей сделки этап согласования, который будет возникать автоматически в зависимости от условий. Если условия не возникли, то этот этап будет пропущен. Система Flexbby позволяет добавлять этапы сделок динамически в зависимости от условий. Например, в какой-то момент условия сделки не требовали согласования, и она двигалась по определённому процессу, затем изменилась стоимость контракта или существенно изменились условия по предоплате, и это уже требует согласования вышестоящего руководства. Интеллектуальные обработчики Flexbby добавят или удалят согласователей, переведут сделку в нужный этап. Чем меньше ручных операций, тем меньше человеческих ошибок, тем меньше узких мест в процессах и эффективнее бизнес. Автоматизируя любой процесс, всегда помните: 4% усилий - 64% результата. Задача руководителя и системы автоматизации - научиться выделять эти 4% и не делать 96% работы, которые не приносят результата.
Один раз пропишите правила утверждения условий сделок в вашей компании и автоматизируйте процессы согласования раз и навсегда. А как же быть, если вышестоящего менеджера нет на месте, или он в отпуске? Проектируя наше решение, мы позаботились об этом. Все решения на базе Flexbby позволяют настраивать сроки принятия решения, в случае просрочки решение может быть автоматически эскалировано на вышестоящее руководство или принято автоматически системой. Кроме этого, предусмотрены правила замещений и делегирования полномочий.
Теперь не нужно по каждой сделке проходить долгую процедуру согласования, создавать задачи и т.п.
- Будьте проактивными. [эскалация]
Теоретически вы можете ждать, когда клиент сам проявит инициативу и продолжит коммуникацию с вами. Но часто клиент начинает изучать альтернативы, обращается к конкурентам. Поэтому важно, чтобы вы сами двигали переговорный процесс. Для того, чтобы переговорный процесс двигался проактивно, можно настроить интеллектуальные правила, по которым система сама будет назначать задачи ответственным менеджерам, посылать письма клиентам в зависимости от статуса сделки и/или от категории потенциального клиента.
Например, во время квалификации можно сегментировать клиентов по категориям A, B, C, D.
Для категории A – настроить задачи персонального общения менеджера по продажам с клиентом – это те 4% клиентов, которые делают основной бизнес, и эти сделки терять ни как нельзя.
Для категории B – настроить автоматические письма и незначительное количество задач для персонального общения менеджерам.
Для категории C – настроить только автоматические письма.
Для категории D – ничего не настраивать. Зачем тратить время на клиентов, которые у вас все равно не купят, или стоимость sales операций по которым будет выше, чем маржинальность этих сделок? Таких клиентов можно просто включить в базу рассылок.
Читайте другие интересные статьи на тему автоматизации бизнес процессов в блоге Флексби.