График отпусков сотрудников на будущий год – один из важных документов, который должен быть в каждой организации. Как и по какой форме составить график и что будет, если не сделать это вовремя, расскажем в нашей статье.
Что нужно учесть при составлении графика отпусков?
Ст. 123 ТК РФ предусматривает обязанность по составлению графика отпусков для тех, кто имеет наемных работников. График содержит информацию о планируемых датах отпуска и фактические отметки об использованном отпуске или переносе его сроков по каждому сотруднику.
Составляться он должен на основании информации от сотрудников. Закон не содержит требований к тому, в каком виде должна быть предоставлена информация. Но для подстраховки все же лучше запрашивать такие сведения от работников в письменном виде, в произвольной форме. Если в организации имеется профсоюз, то график необходимо дополнительно согласовать с ним. В графике должна быть информация как об основном, так и о дополнительных отпусках. Сведения о неоплачиваемых отпусках включать в него не требуется.
Если в организации есть сотрудники, которые работают по совместительству, а основное место их работы – другая организация, по возможности следует запросить данные об утвержденном графике отпусков по основному месту работы и составить свой график так, чтобы отпуска по двум местам работы приходились на одно время. Однако строгой обязанности по включению в график отпусков совместителей нет. Кроме того, ожидание сведений из другой организации может затянуть сроки подготовки собственного графика, а утвердить его необходимо не позднее определенного срока.
Общий порядок составления графика следующий:
· сбор информации от сотрудников;
· обработка и свод данных;
· заполнение формы;
· согласование формы с профсоюзом (по необходимости);
· утверждение графика работодателем;
· ознакомление сотрудников с графиком под роспись.
По какой форме составлять график?
Начиная с 2013 г. закон не предъявляет требований к форме, по которой должен быть составлен график отпусков. Разработанная ранее форма Т-7 действовала только в период с 2004-2012 г. Сейчас же бланк работодатель вправе разрабатывать самостоятельно, главное, чтобы в нем нашли отражение такие сведения, как:
· наименование работодателя;
· дата составления и год, на который утверждается план отпусков;
· ФИО и должность сотрудников;
· планируемые даты начала и окончания отдыха.
Когда нужно составить и утвердить документ?
Время, требуемое на составление документа, зависит от штатной численности и оперативности ответственного сотрудника. Но желательно начать работу не позднее первых чисел декабря, чтобы успеть собрать все сведения и оформить документ.
Ст. 123 ТК РФ требует утвердить основной график за 2 недели до наступления нового года. Затем по мере необходимости в него можно вносить изменения, для этого сроки никакие не предусмотрены. Утверждать график отдельным приказом необязательно, но не возбраняется.
В текущем году, чтобы соблюсти сроки, установленные ТК РФ, график необходимо успеть утвердить до 17.12.2018. За срыв сроков организацию могут оштрафовать на сумму от 35 тыс. руб. до 50 тыс. руб., а руководителей и ИП на сумму от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. (ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Итоги
В 2018 г. по закону необходимо успеть утвердить график отпусков на 2019 г. до 17.12.2018. За срыв сроков на организацию и руководителей может быть наложен штраф. Чтобы уложиться в срок, подготовительную работу для составления графика желательно начать уже сейчас.
О других новостях и нюансах законодательства в сфере трудовых отношений узнайте из нашей рубрики «Отпуск и время отдыха».
Подписывайтесь на наш канал и получайте своевременные советы!