Как строится процесс внедрения Битрикс 24 клиентам Dizlab.
Наша компания занимается внедрением Битрикс24.
В этой статье я расскажу про наш подход к внедрению Битрикс 24, который помогает нам реализовывать проекты с минимальными рисками для наших заказчиков.
Поехали.
1. Предпроектное обследование
Без предварительной аналитической работы даже самый крутой эксперт не внедрит CRM-систему, которая решит бизнес-задачи. Поэтому, чтобы не тратить впустую ваши деньги и наши силы, мы начинаем внедрение Битрикс 24 с предпроектного обследования.
Предпроектное обследование — этап, который минимизирует риски провала внедрения CRM-системы.
Так что же представляет собой предпроектное обследование и за счет чего можно существенно повысить шансы на успех проекта внедрения CRM?
Разберем предпроектное обследование по частям.
Шаг первый: агрегация требований
Агрегация требований — фундамент будущего проекта внедрения Битрикс 24. Чем лучше агрегация, тем больше понимания, ясности и попаданий точно в цель будет дальше. А значит, меньше правок, нервов, дополнительных работ и расходов. На этом этапе мы собираем и анализируем все данные по проекту: цели, задачи, технические и функциональные требования.
Готовьтесь отвечать на вопросы: их будет много и они будут очень въедливыми.
Шаг второй: моделирование бизнес-процессов
Прежде чем автоматизировать бизнес-процесс, нужно четко понимать как он устроен, иначе предлагаемое программное решение не будет соответствовать действительности. Для этого процесс визуализируется путем моделирования. Для моделирования бизнес-процессов используются специальные языки (нотации). В нашей компании мы используем нотацию BPMN.
BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов.
Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и разработчикам. Это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и внедрение программных продуктов.
Предназначение BPMN – возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.
Все схемы бизнес-процессов предоставляются заказчикам в электронном виде, их можно увеличить, посмотреть описание определенных узлов.
Шаг третий: разработка проектной документации
Бизнес-аналитик совместо с техническим экспертом разрабатывает пакет документов:
Функциональные требования – это перечень сервисов, которые должна выполнять CRM-система, документ прежде всего ориентирован на бизнес-заказчика. Отвечает на ключевые вопросы: "Что делаем?" и "Зачем делаем?"
Технические требования (техническое задание) - перечень задач, технических характеристик и требований, описание сценариев работы с системой. Документ ориентирован на технических специалистов. Отвечает на ключевые вопросы: "Как делаем?" и "Как должен выглядеть результат работы?"
Техническое задание (ТЗ) является юридическим документом — как приложение включается в договор между заказчиком и исполнителем на проведение работ по внедрению Битрикс 24 и является его основой.
Смета-план-график - список оцененных по трудозатратам и стоимости задач, сгруппированных по этапам внедрения. Каждый этап внедрения расписан по времени. Документ представлен в виде диаграммы Ганта.
Составление проектной документации позволяет сформулировать мысль на совершенно ином уровне качества, чем при устном обсуждении. В разговоре многие детали упускаются, а часть информации забывается.
Да, составление документов — дело кропотливое и небыстрое, но оно того стоит.
2. Демо-стенд
После предпроектного обследования мы подготавливаем демонстрационный стенд (демо-стенд).
Демо-стенд - это демонстрация части функционала CRM-системы, ориентированной на ваши бизнес-задачи.
Обычно в демо-стенд включены настроенные воронки продаж, карточки контактов, компаний, сделок и лидов. В сложных случаях - роботизированные сценарии.
Демо-стенд позволяет провести тест-драйв CRM-системы перед внедрением.
Пример демо-стенда:
3. MVP
MVP (minimum viable product) — это минимально жизнеспособный продукт, цель которого быстро запустить Битрикс24 и начать работать в системе.
Один из секретов успеха внедрения любого программного обеспечения - итерационность. Это могут быть разные подходы (SCRUM, Agile например), но суть одна - двигаться короткими этапами, в конце каждого этапа получать рабочий функционал.
Разберем живые примеры.
В случае внедрения всего набора инструментов Битрикс24 - лучшим решением будет в качестве MVP реализовать базовые штатные функции корпоративного портала:
- Добавить всех компьютеризированных сотрудников на портал;
- Настроить организационно-штатную структуру;
- Внедрить работу с мессенджером, живой лентой;
- Внедрить работу с задачами.
Если первый приоритет - CRM, то стоит начинать с 2-х золотых правил:
- Записывать всех клиентов в едином месте (импортировать базу, интегрировать источники лидов с CRM);
- По каждой активной продаже (сделке) планировать следующий шаг. (построить воронки продаж, обучить менеджеров).
А в дальнейших этапах уже настраивать интеграции, аналитику и автоматизацию.
4. Расширение функционала системы
После успешно внедренного MVP мы переходим к следующим этапам внедрения Битрикс 24.
В нашей компании мы используем методологию SCRUM.
SCRUM — гибкий подход к разработке и внедрению проектов. Мы запускаем ваш проект с минимальными, но достаточными для решения бизнес-задач функциями, другими словами MVP. Затем наращиваем функционал короткими итерациями — спринтами.
Спринт (итерация) — этап работ над проектом длительностью от 2 до 4 недель, в результате которого вы получаете новый функционал.
Каждая итерация состоит из нескольких шагов:
- установочная встреча с обсуждением планов этапа;
- техническая реализация - настройки системы, системные интеграции;
- тестирование и отладка;
- презентация заказчику, внесение корректировок;
- обучение - отдельно для руководителей, отдельно для каждого отдела сотрудников.
- разработка документации пользователя.
5. Техническое сопровождение
Познакомьтесь с командой отдела внедрения Битрикс24, они будут заботиться о вашей системе: восстанавливать в случае сбоев, консультировать пользователей, вносить мелкие исправления.
Чат технической поддержки будет расположен прямо внутри Битрикс24, реакция на обращение составляет не более 30 минут в рабочее время.
